چگونگی استفاده از صندوق پست الکترونیکی و بررسی کاربردهای مرتبط ب

فرض کنید برای ما ایمیلی رسیده است که تنها یک متن ساده نیست. در این ایمیل یک یا چند فایل ضمیمه هم موجود است. چگونه فایل ها را ببینیم؟ شکل

را نگاه کنید. در اینباکس( Inbox) یک ایمیل موجود است که نشانه ی گیره ی کنار آن مشخص می کند که این ایمیل حاوی یک یا چند فایل ضمیمه است. روی آن کلیک می کنیم تا بتوانیم فایل های موجود در ایمیل را دانلود کنیم و ببینیم. بهتر است ایمیل هایی را که فرستنده ی آنها را نمی شناسید و فایل ضمیمه ای هم دارند را دانلود نکنید تا مبادا رایانه ی شما ویروسی شود.
همانطور که می بینید، این ایمیل حاوی دو فایل ضمیمه است. یکی از این فایل ها تصویر( با حجم 51 کیلوبایت) و دیگری یک متن( با حجم 16 کیلوبایت) است. اگر می خواهید همزمان هر دو فایل را با هم دانلود کنید Download All را انتخاب کنید.
مطابق شکل

3 روی دکمه ی مربوط به دانلود کلیک کنید.
بعد از دانلود شدن، فایلی را مطابق شکل

زیر با نام Attachment خواهید داشت. روی آن راست کلیک کنید و گزینه ی Extract to attachment را برگزینید.
در شکل

5 مشاهده می کنید که همان فایل به صورت یک پوشه درآمده و حاوی دو فایل ضمیمه ای است که برای شما ارسال شده است.( این فایل ها بر روی دسک تاپ رایانه ی من دانلود شده اند)
اگر تنها یک فایل به ایمیل شما ضمیمه شده باشد، با کلیک روی دکمه ی دانلود در شکل

3، شکل

6 را خواهید دید که از شما می پرسد آیا می خواهید این فایل را ذخیره کنید و محل ذخیره شدن آن را خودتان تعیین کنید( گزینه ی save) و یا اینکه می خواهید مرورگر اینترنتی شما فایل را در محلی ذخیره کند و با نرم افزار مربوط به آن فایل، فایل ضمیمه شده را باز کند( گزینه ی open).
نظر من این است که اگر احتمال می دهید فایل علاوه بر باز کردن ارزش ذخیره کردن و ارجاع را هم دارد، گزینه ی save را انتخاب کنید تا از ابتدا خودتان تصمیم بگیرید که فایل در کجا قرار بگیرد و سپس فایل را باز کرده و بررسی نمایید.

Reply کردن و Forward کردن ایمیل
 

اگر ایمیلی برایتان ارسال شود و شما بخواهید پاسخی به آن بدهید، یک راه این است که از روش های قبلی که آموختیم استفاده کنیم. یعنی این که یک صفحه ی جدید باز کنیم و یک ایمیل را به آدرس همین فرستنده ارسال کنیم. اما راه ساده تر آن است که بعد از باز کردن ایمیل مزبور، روی فلش کنار گزینه ی Reply کلیک کنیم و از لیست ظاهر شده در شکل

7 Reply sender to را برگزینیم. صفحه ای باز می شود که می توانیم نوشته هایمان را در آنجا و در بالای مطالب ایمیل فرستنده بنویسیم. مزیتی که این روش دارد این است که سابقه ی نوشته ها و مطالبی که می نویسیم و یا ضمیمه می کنیم در یک فایل باقی می ماند و اگر فرستنده، ایمیلی که برای ما ارسال کرده بوده است را فراموش کرده باشد، با دیدن فایل خودش به خاطر می آورد که علت جوابی که داده ایم چیست.
بعد از آنکه یک ایمیل را Reply کردید، یک فلش آبی رنگ در کنار نام فرستنده ی ایمیل قرار می گیرد که که نمایانگر این است که به این ایمیل پاسخ داده اید.

Reply to All
 

فرض کنید ایمیلی را از فردی به نام AA دریافت کرده اید. اگر این ایمیل را برای افراد دیگری هم فرستاده باشد و شما در جواب ایمیل او از Reply to All استفاده کرده باشید، پاسخ شما برای اشخاص دیگری که در لیست مقصد AA بوده اند نیز ارسال می شود.

Forward
 

در کنار گزینه Reply دکمه ی Forward را در شکل

7 ببینید. اگر بخواهید ایمیلی که دریافت کرده اید را برای شخص یا اشخاص دیگری بفرستید، گزینه ی Forward به شما کمک می کند که خیلی سریع عین همان مطالب را ارسال کنید. کافیست بعد از کلیک کردن Forward، آدرس دوستانتان را در قسمت To: بنویسید و دکمه ی Send را کلیک کنید.
در هر دو حالت Reply و Forward عنوان ایمیل، همان نوشته ای که در ابتدا بوده است باقی خواهد ماند که البته در صورت تمایل می توانید آن را تغییر دهید.
در حالتی که یک ایمیل را Forward کنید، در ستون i در کنار آن ایمیل یک فلش سبز رنگ نمایان می شود که نشانگر این است که این ایمیل را برای افرادی ارسال کرده اید.
ایمیل هایی که برای شما می رسند، اگر به وسیله ی Reply ارسال شده باشند، در ابتدای عنوان آنها Re و اگر با Forward ارسال شده باشند، Fw را خواهید دید. البته این نوشته ها کاملاً قابل تغییر و اصلاح است.

سرعت بخشیدن به ارسال ایمیل و مدیریت نشانی ها با استفاده از Contacts
 

حتماً برای شما هم پیش می آید که بخواهید یک ایمیل را برای چند نفر ارسال کنید. واضح ترین روش این است که نشانی الکترونیکی آنها را یکی یکی وارد کنید( همانطور که در مباحث قبلی آموختیم باید بین نشانی ها یک کاما قرار دهیم) و سپس ایمیل را ارسال نمایید. ولی راه سریع تری هم وجود دارد. مشخصات افرادی را که بیشتر با آنها در ارتباط هستید را در قسمت contacts قرار دهید. به این ترتیب هرگاه در یکی از کادرهای To: یا Cc: یا Bcc: یک حرف از نام و یا ایمیل آنها را وارد کنید، لیستی برای شما باز می شود که حاوی مشخصات تمام دوستانتان است که این حرف، حرف اول نام و یا ایمیل آنها است و شما می توانید تنها با کلیک کردن روی اسمشان و بدون این که بخواهید نشانی آنها را کامل وارد کنید، آن را در کادر نشانی داشته باشید. بعد از ایجاد لیست Contacts، باز هم راه ساده تری نسبت به نوشته های بالا وجود دارد و آن این است که بر روی گزینه ی Contacts در بالای صفحه کلیک کنیم و نشانی های موردنظر برای مقصد را علامت تیک بزنیم.
در واقع contacts مانند یک دفترچه ی یادداشت عمل می کند و مزیتی که دارد این است که شما هر جا که باشید می توانید بدون اینکه اسامی و نشانی منزل و شماره ی تلفن و یا ایمیل دوستانتان را از بر کنید، آنها را در لیست Contacts ذخیره کرده و از آن استفاده کنید.
برای استفاده از Contacts به روش زیر عمل کنید:
در گزینه های سمت چپ صفحه، گزینه ی Contacts را انتخاب کنید.( شکل

8)
در صفحه ی ظاهر شده مانند شکل

9 Add Contacts را کلیک کنید.
در کادرهای مشخص شده در شکل

10 نام افراد مورد نظرتان و همچنین ایمیل آن ها را وارد کنید و سپس دکمه ی Save را کلیک کنید. حتی مشخصات دیگری مانند نشانی منزل و شماره ی تلفن آن ها را هم می توانید در این لیست وارد نمایید.
Add Category دکمه ی دیگری است که به ما این امکان را می دهد که دوستانمان را بر اساس میزان صمیمیت، نوع ارتباط، علاقه مندی های مشابه و... دسته بندی کنیم و ایمیل هایی را که فکر می کنیم مناسب هر گروه است را برای همان گروه بفرستیم.

جستجو در ایمیل ها
 

یکی از موارد کاربردی در این مبحث، نحوه ی جستجو در ایمیل هاست. این جستجو می تواند در محتوای نوشته ها یا فایل های ضمیمه و یا در اسامی فرستندگان ایمیل و نشانی آن ها باشد.
روش اصلی برای انجام این کار آن است که در کادر Search mail در زیر دکمه ی Check mail، کلمه یا کلماتی را که در جستجوی آن هستید تایپ کرده و روی Go کلیک کنید.( اگر در حالت کلاسیک نمایش ایمیل ها هستید، کادر Search mail هم ردیف با Check mail قرار دارد). شکل

11 در صفحه ی جستجوی شما، کلمه ی موردنظر با رنگ سبز نشان داده خواهد شد.
در شکل

12 من به جستجوی ایمیلهایی در Inbox پرداختم که محتوی کلمه ی Cooking بوده اند. کلمه ی Cooking را در سمت چپ شکل

12 با رنگ سبز می بینید.
اگر Narrow Results در سمت راست صفحه را فعال کنید، خواهید دید که در میان ایمیل هایی که در آن ها کلمه ی cooking موجود است هم می توان محدودیت های دیگری برای جستجو قرار داد. مثلاً بر حسب فرستنده هایی ( Sender) که در ایمیل آن ها Cooking بوده است و یا ایمیل هایی که در تاریخ خاص (Date) ارسال شده اند و حاوی کلمه ی Cooking هستند و...
اگر گزینه ی Show Snippets را فعال کنید توضیحاتی را نیز در مورد هر ایمیل خواهید دید.

خروج از محیط ایمیل
 

اگر به خاطر داشته باشید، در مقاله های پیشین از شما خواسته بودم که برای خروج از محیط ایمیل، از گزینه ی Sign out استفاده کنید. البته راه ساده ی خروج، کلیک روی دکمه ی Close( ضرب در قرمز رنگ در بالا و سمت راست صفحه) است. ولی این راه، روش مطمئنی نیست. چرا که اگر در هنگام ورود به صندوق پست الکترونیکی، گزینه ی Keep me sign in را علامت زده باشید، شما را در حالت اتصال نگه می دارد و بار بعدی که به محیط ایمیل وارد شوید، دیگر نام کاربری و رمز عبور از شما پرسیده نمی شود. بنابراین اگر شخصی غیر از شما نیز به رایانه ی شما دسترسی دارد، پیشنهاد من این است که این گزینه را فعال نکنید.
بد نیست همین جا راجع به قسمت دیگری در شکل 13 توضیح دهم. کارایی گزینه ی I cant access my account در هنگامی است که شما به هر دلیلی، رمز عبور ایمیل خود را فراموش کرده باشید. بعد از کلیک روی این گزینه، ممکن است از شما سؤالاتی پرسیده شود که قبلاً در هنگام ثبت نشانی ایمیل تان تعیین کرده اید و به آن پاسخ داده اید.

Gmail
 

گوگل نیز مانند یاهو امکان ایجاد نشانی صندوق پست الکترونیکی و کار با رایانامه را فراهم آورده است. برای ساختن یک نشانی جی میل در محیط گوگل، در نوار آدرس کلیک کنید:
www.google.com
در بالای صفحه ای که باز می شود، گزینه ی Gmail را انتخاب کرده تا صفحه ی شکل 14 ظاهر شود.
چون هنوز نشانی جی میلی ندارید روی گزینه ی Create an account کلیک کنید و مطابق آن چه در ابتدای مبحث ساخت ایمیل بیان شد عمل کنید.
اگر از قبل چنین نشانی را ایجاد کرده اید نام کاربری و رمز عبور را در دو کادر بالایی بنویسید و به خواندن رایانامه هایتان و یا ارسال آنها بپردازید. امیدوارم که از این آموزش ها راضی بوده باشید و از آنها استفاده نمایید.