راهنمای جامع آفیس 2010(3)

PowerPoint
 

تحمل نمایشهای اسلاید PowerPoint که ظاهراً توسط برادرزاده نزدیک بین پیکاسو طراحی شده اند، یکی از تشریفات تصویب هر متخصصی در صنعت IT به حساب می آید. اما بعضی از ویژگیهای جدید در PowerPoint 2010 نشان می دهند که حتی تازه کارها نیز می توانند نمایشهای آراسته ای را تولید نمایند.
ویدیو

ویژگی جدید و برجسته PowerPoint 2010، توانائی آن در ویرایش و فرمت بندی ویدیوها است. سهولتی که برای Import، برش و ارتقاء ویدیوها در اختیار شما قرار می گیرد، واقعاً شگفت آور است. اصلاح روشنائی و یا اضافه کردن یک سایه رنگ( Tint) به ویدیو مورد نظر شما تنها چند لحظه طول می کشد. برش قسمتهای اضافی Footage نیز به سادگی حرکت دادن چند لغزنده خواهد بود. مجموعه بزرگی از قاب ها و افکت های ویدیوئی نظیر گزینه ای برای چرخش ویدیو در یک پنجره « 3D» ارائه شده است، هرچند که احتمالاً به آسانی دچار زیاده روی در استفاده از افکت های درخشان خواهید شد. حتی این امکان وجود دارد که انیمیشن ها را برای فعال شدن در یک نقطه معین از ویدیو زمانبندی کرده و به این ترتیب کلیپ های خود را با نقاط Bullet-Pointهائی بر روی همان اسلاید، حاشیه نویسی نمائید.
PowerPoint از اکثر فرمت های مشهور ویدیوئی ( از جمله AVI و H.264) پشتیبانی می کند و این موضوع کلیپ های مبتنی بر وب را نیز در بر می گیرد. با اینحال توجه داشته باشید که برای ارائه ویدیوهای مبتنی بر وب به یک اتصال اینترنت نیاز خواهید داشت و گزینه های فرمت بندی/ ویرایش آنها نیز محدود خواهند بود.
PowerPoint در عین حال دارای تمام ابزارهای ویرایش تصویر و SmartArt ارتقاء یافته ای است که در Outlook و Word به چشم می خورند. در ترکیب با یک کتابخانه گسترده از انیمیشن ها و Transition ها، شما باید به سختی تلاش کنید تا یک Presentation با ظاهر بد را ایجاد نمائید.

اشتراک گذاری اسلایدها
 

تاکنون چند بار یک Presentation را ارسال کرده و سپس با این دردسر از طرف سخنران( در آن سوی یک تماس تلفنی) مواجه شده اید که به شما می گوید هر دو دقیقه یکبار کلید Spacebar را برای انتقال به اسلاید بعدی بطور دستی فشار دهید؟ PowerPoint 2010 اینگونه روشهای ناکارآمد را با ویژگی جدید Broadcast Slideshow خود از بین برده است. این کلید را در منوی Backstage فشار دهید تا PowerPoint یک URL منحصر بفرد را ایجاد نماید که می توانید آن را برای مشتریان خود بفرستید تا نمایش اسلاید شما را تماشا کنند، در حالیکه کنترل کامل در اختیار خود شما خواهد بود. بعنوان یک اقدام تأثیرگذار از سوی مایکروسافت( که معمولاً هیچ فرصتی را برای هل دادن شما به سمت یکی از سرویسهای وب خود از دست نمی دهد)، برای استفاده از این ویژگی به هیچ ثبت نامی نیاز نخواهید داشت. تنها نقیصه ویژگی مذکور در این است که فعلاً از ویدیو پشتیبانی نمی کند.
این تنها روش جدید برای به اشتراک گذاشتن اسلایدهای شما به حساب نمی آید. حالا این امکان وجود دارد که یک فایل ویدیوئی WMV را از Presentation خود ایجاد نمائید که می توانید آن را بر روی وب سایت خودتان بارگذاری کرده، بر روی DVD ضبط نموده و یا بر روی یک پخش کننده رسانه قابل حمل انتقال دهید. این بار، ویدیو و سایر رسانه های جاسازی شده در Presentation حفظ خواهند شد و این موضوع در مورد زمانبندیهای ضبط شده، صحبتها و اشارات نشانگر لیزری نیز صادق است. با در نظر گرفتن این واقعیت که مایکروسافت عملاً از کاربران PowerPoint التماس می کند تا Presentationهای خود را با عکسها و ویدیوهای اشغال کننده دیسک مجهز نمایند، به طور قابل توجیهی یک گزینه را برای فشرده سازی رسانه های داخل Presentationها در اختیار شما قرار می دهد تا گنجاندن آنها بر روی یک CD یا میزبانی آنها بر روی اینترنت را آسانتر نماید.

نحوه هماهنگ سازی ویدیوهای نمایش اسلاید
 

1-PowerPoint 2010 نه تنها به شما امکان می دهد تا ویدیوی خود را ویرایش نمائید، بلکه می توانید انیمیشنهائی را در نقاط معینی از Footage خود درج کنید. ابتدا، ویدیوی خود را با استفاده از برگه Insert در اسلاید موردنظر درج کنید.
2- منوی Playback را از برگه Video Tools که تازه ظاهر شده است انتخاب کرده و سپس بر روی آیکن Play کلیک نمائید. نقطه ای از ویدیو که می خواهید Caption شما در آن لحظه ظاهر گردد را یافته و سپس برروی گزینه Add Bookmark کلیک نمائید.
3- متن مورد نظر خود را وارد کرده، بر روی برگه Animations کلیک نموده و سپس گزینه Float In( و یا هر انیمیشن دیگری) را انتخاب کنید. سپس به ترتیب گزینه های On Bookmark, Trigger و Bookmark 1 را انتخاب نمائید. نمایش اسلاید خود را برای اطمینان از صحت عملکرد آن اجرا کنید.

سازماندهی نمایشهای اسلاید
 

درست به همان اندازه ای که ما هر چیزی که مردم را تشویق می کند تا اسلایدهای بیشتری در Presentationهای خود قرار دهند را رد می کنیم، ویژگی جدید Sections باعث می شود که اداره نمایشهای اسلاید بزرگتر، آسانتر گردد. اسلایدها می توانند در بخشهای نامگذاری شده ای ( نظیر معرفی، نمودارهای فروش و ...) گروه بندی شوند. سپس شما می توانید اسلایدهای داخل هر بخش را جمع کرده و به این ترتیب مثلاً برای ایجاد یک تغییر در اسلاید شماره 48 مجبور نیستید تمام Thumbnailهای نمایش اسلاید خود را جستجو نمائید.
PowerPoint 2010 در عین حال یک ویژگیها Compare and Combine شبیه به Word را معرفی می کند که به شما امکان می دهد تغییرات مابین نسخه های متفاوت یک Presentation را بازبینی نمائید. قابلیتی که برای مشخص کردن تغییرات انجام شده توسط همکارانتان بسیار مفید خواهد بود.

OneNote
 

احتمالاً باید کمی برای OneNote احساس تأسف داشته باشیم. OneNote یکی از آن نرم افزارهای کوچک بسیار فوق العاده ای است که کاربران به ندرت از آن استفاده می کنند، تا حدی که یکی از کارکنان مایکروسافت آن را یک بخش « فراموش شده» از مجموعه آفیس نامید. به همین دلیل، بخش عمده ای از تلاشهای انجام شده در OneNote 2010 ( گذشته از معرفی با تأخیر اینترفیس Ribbon)، بر ادغام آن با سایر نرم افزارهای کاربردی تمرکز دارد.

یادداشتهای لینک شده
 

مردم به روشهای گوناگونی از OneNote استفاده می کنند، از تهیه یادداشتهای نامنظم در جلسات گرفته تا نوشتن سریع ایده های تصادفی، اما این نرم افزار کاربردی احتمالاً بیشترین کارآئی خود را در هنگام یادداشت برداری در حین تحقیقات به نمایش می گذارد. مایکروسافت بطور نسبتاً هوشمندانه ای ایده مذکور را با معرفی Linked Notes توسعه داده است: شما یک صفحه جدید را در OneNote ایجاد کرده و سپس بر روی آیکن Linked Notes در برگه Review کلیک می نمائید. سپس، هر زمان که مشغول کار در یک سند Excel, Word یا PowerPoint باشید، یک قرار ملاقات را در Outlook تنظیم کنید و یا به مشاهده صفحه ای در Internet Explorer( سایر مرورگرها پشتیبانی نشده اند) بپردازید، یادداشتهائی که در OneNote ذخیره کرده اید بطور خودکار به صفحه ای که در آن زمان مشغول بررسی آن بوده اید لینک خواهد شد.
مایکروسافت با آگاهی از این واقعیت که وقتی مردم از OneNote استفاده می کنند می خواهند آن را در معرض دید داشته باشند، یک حالت Dock to Desktop را نیز معرفی کرده است. این حالت، پنجره OneNote را به پائین، بالا و یا طرفین صفحه نمایش شما می چسباند تا همیشه قابل دسترسی باشد، درست همانطور که Taskbar ویندوز همیشه در معرض دید شما قرار دارد( بجز مواردی که آن را مخفی کرده اید).
در عین حال می توان دید که OneNote به اندازه کافی اهمیت خود را با اثبات رسانده است تا به Web Apps نیز راه پیدا کند. درست همانند Word و Excel، شما می توانید یک دفترچه یادداشت را Upload نموده و سپس آن را با دوستان و همکارانتان به اشتراک بگذارید.

مایکروسافت نهایتاً انبوهی از جذابیت ها را پیاده سازی خواهد کرد تا شما را برای به اشتراک گذاشتن کارهایتان تشویق نماید. پس از آنکه دفترچه های یادداشت خود را Upload کردید، شما بعنوان نویسنده( Author) می توانید ویرایش دفترچه یادداشت را در OneNote 2010 انجام دهید، در حالیکه سایرین صرفاً چیزی که شما تایپ می کنید را می بینند اما خودشان قادر به ویرایش سند نخواهند بود.

دستکاریهای حرفه ای
 

بزرگترین تفاوت تزئینی مابین نسخه جدید OneNote و اسلاف آن، در اینترفیس نواری( Ribbon) است؛ این ویژگی به همراه توانائی اعمال Styleها بر روی متن، ایجاد یک ظاهر حرفه ای تر برای کارهای شما را بسیار آسانتر خواهد نمود.
در عین حال، یافتن ویژگیهای جذابی که قبلاً در OneNote 2007 وجود داشتند نیز به این ترتیب آسانتر شده است، البته اگر می دانستید کجا باید آنها را پیدا کنید. یک مثال آشکار، برچسبها( Tags) هستند. این برچسبها قبلاً یک فهرست Dropdown بودند و به همین دلیل اکثر مردم ( اگر اصولاً از آنها استفاده می کردند) صرفاً بر روی یک گزینه مشخص یعنی Important کلیک می کردند. حالا برچسبها افتخار قرارگیری بر روی برگه Home را بدست آورده اند و پس از آنکه برچسبهای خود را اعمال کردید، تشویق می شوید تا تمام خطوط برچسب گذاری شده را تلفیق نمائید. به این ترتیب می توانید یک صفحه Summery را ایجاد کنید که برای جمع بندی تمام آیتمهای برچسب گذاری شده، بسیار عالی خواهد بود.
وقتی نوبت به اعمال فرمت بندی بر روی متن می رسد، باز هم Ribbon به کمک شما می آید زیرا گزینه ها شباهت زیادی به مواردی ارائه شده در Word دارند. روش انتخاب Styleهای عنوان و سرفصل نیز کاملاً شبیه خواهد بود که نیازهای یادگیری را به حداقل می رساند.
با اینحال، چند تصمیم گیری عجیب در اینجا به چشم می خورند. Notebook Recycle Bin جدید که به شما اجازه می دهد صفحات حذف شده را مرور کرده و یا بازیابی نمائید( درست با همان روشی که Recycle Bin فایلها را در ویندوز اداره می کند)، بطور غیرمنطقی در برگه Share قرار گرفته است. همچنین تا حدودی عجیب به نظر می رسد که گرچه می توانید برش هائی از صفحه نمایش را در یادداشت خود درج کنید، نمی توانید Screenshotهای « زنده ای » را از نرم افزارهای کاربردی باز در یادداشت خود Insert نمائید( کاری که می توانید در Word انجام دهید).

تجارت
 

بنگاه های تجاری کوچک تا متوسط، یکی از بازارهای کلیدی مایکروسافت را تشکیل می دهند و این شرکت باید مطمئن شود محصولاتی را برای پوشش تمام حوزه های اصلی در اختیار دارد. با اینحال، تعداد ویرایشهای مختلف مجموعه Office به 6 نسخه کاهش یافته است.

کدام نسخه
 

اگر به جدول[1] نگاهی بیندازید، می توانید دو گزینه پائینی را از فهرست بنگاه های تجاری حذف کنید. ویرایش Starter با PCهای جدید بطور رایگان عرضه خواهد شد، اما دارای نسخه های ضعیف شده ای از Word و Excel است، در حالیکه ویرایش Home & Student صرفاً برای کاربردهای غیرتجاری ارائه می گردد.
ویرایش Home & Business دارای نرم افزارهای کاربردی، Word,OneNote, PowerPoint, Excel و Outlook بوده و پائینتر از ویرایش Standard( که Publisher را به این ترکیب اضافه می کند) قرار می گیرد. ویرایش Professional، بانک اطلاعاتی Access را به این مجموعه اضافه کرده و ویرایش برتری است که از طریق کانالهای خرده فروشی عرضه می گردد. ویرایش Professional Plus تنها از طریق مجوزدهی انبوه( Volume Licensing) به فروش می رسد، اما در عین حال شما می توانید هریک از 4 ویرایش بالائی را نیز به همین ترتیب تهیه کنید. هریک از این 4 ویرایش می توانند برای بنگاه های تجاری کوچک مناسب باشند و اینکه شما کدام نسخه را انتخاب می کنید، به نیازهای دقیق شما و اینکه در حال حاضر از کدام نسخه آفیس استفاده می کنید، بستگی خواهد داشت.

نیازهای آموزشی
 

هرچه جهشی که از یک نسخه قبلی به Office 2010 انجام می دهید بزرگتر باشد، ویژگیهای جدیدی که خواهید یافت نیز بیشتر خواهند بود اما تغییر روش کارتان نیز دشوارتر خواهد بود. در عین حال، همه به تغییر، علاقه نشان نمی دهند. اینترفیس نواری در هنگام معرفی خود با نرم افزارهای کاربردی اصلی( Access, PowerPoint, Excel, Word و بطور محدودی Outlook) باعث شد تا افرادی زیادی از ارتقاء به Office 2007 منصرف شوند. در Office 2010، اینترفیس مذکور در همه جا حضور دارد.
مایکروسافت بر این باور است که این اینترفیس باعث می شود استفاده از نرم افزارهای کاربردی پیچیده آسانتر گردد. براساس تجربه ما، اکثر قریب به اتفاق کاربرانی که Office 2007 را آزمایش کرده اند، این موضوع را تأیید می نمایند اما عادت کردن به آن نیازمند زمان است. بله، اکثر کاربران یک افت محسوس بازدهی را در هنگام انتقال به اینترفیس جدید گزارش داده اند، اما تنها در طول یکی دو هفته چیدمان جدید فرامین را آموخته اند و این افت بازدهی به یک رشد تبدیل گردیده است. Ribbon قابل سفارشی سازی در عین حال یک موهبت واقعی برای آن دسته از بنگاه های تجاری است که نیاز دارند ابزارهای خاصی در داخل مجموعه آفیس را در دسترسی کارکنان خود قرار دهند.
نحوه معرفی اینترفیس جدید نیز از اهمیت بالائی برخوردار است.یک برخورد مثبت از سوی مدیریت و پرسنل IT به همراه اندکی آموزش می تواند انتقال بسیار روانتری را به همراه داشته باشد. فرمت فایل فشرده سازی شده جدید XML که در Office 2007 معرفی شد، برای اکثر کاربران مشکلی ایجاد نمی کند زیرا Office 2007/2010 از توانایی نوشتن فرمتهای فایل باینری قبلی برخوردارند و یک بسته سازگاری برای Office 2000/XP/2003 وجود دارد که امکان خواندن و یا نوشتن فایلها با فرمت جدید را در اختیار کاربران این نسخه ها قرار می دهد.

ارتقائهای مقرون به صرفه
 

اکثر قریب به اتفاق ویژگیهای جدید در Office 2010 برای بنگاه های تجاری مفید خواهند بود، از QuickSteps برای خودکار سازی وظایف متداول در Outlook گرفته تا توانائی پخش (Presentation همان Broadcatهای PowerPoint بر روی اینترنت. نکته اصلی این است که آیا این ارتقاء برای شما مقرون به صرفه خواهد بود یا خیر.
هنوز تصمیمی درباره هزینه های خرید و ارتقاء Office 2010 گرفته نشده است، بنابراین ما صرفاً می توانیم براساس تجربیات قبلی قضاوت کنیم که نشان می دهند قیمت، معمولاً مابین یک نسخه از نرم افزار و نسخه بعدی آن بطور چشمگیری تغییر نخواهد کرد. در این وضعیت، قیمت فعلی ارتقاء به Office 2007 می تواند یک راهنمای قابل توجیه برای برآورد قیمت ارتقاء به Office 2010 باشد. هزینه مابین 224 دلار تا 320 دلار برای هر دستگاه: هزینه یک ارتقاء به ویرایش Standard معادل 235 دلار، برای ویرایش Small Business معادل 250 دلار و برای ویرایش Professional معادل 300 دلار است.
اگر نسخه جاری آفیس خود را با یک کامپیوتر جدید خریداری کرده اید، مجوز آن( نسخه OEM) در هنگام بازنشسته شدن کامپیوترتان منقضی خواهد شد( صرفنظر از اینکه یک نسخه ارتقاء را خریداری کرده اید یا خیر). اگر می خواهید مجوز خود را از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگری انتقال دهید، باید یک FPP(Full Product Package) را از طریق خرده فروشی و یا مجوز دهی انبوه خریداری نمائید.

بیمه نرم افزاری
 

با اینحال، اگر Office 2007 را سال گذشته از طریق مجوزدهی انبوه خریداری کرده باشید، خصوصاً برنامه مجوز دهی Open Value Licence، یک پشتیبانی سه ساله را در اختیار خواهید داشت و هزینه ارتقاء به Office 2010 را از طریق برنامه SA(Software Assurance) دریافت خواهید کرد. سال آینده، هنگامیکه زمان تجدید توافقنامه SA شما برسد، می توانید به بهره گیری از آن ادامه داده (با یک سوم هزینه مجوز ابتدائی بعلاوه قیمت SA) و باز هم هزینه ارتقاء به نسخه بعدی آفیس( که احتمالاً در سال 2012 منتشر خواهد شد) را دریافت کنید.
برای آنکه از برنامه مجوزدهی انبوه استفاده کنید، الزاماً نباید یک بازیکن بزرگ در حوزه تجارت باشید. شما باید حداقل 5 مجوز را خریداری نمائید که می تواند پنج کپی از آفیس یا سه PC جدید با مجوزهای ویندوز و آفیس باشد.

SharePoint
 

SharePoint تغییر شکل یافته است و این موضوع تنها به معرفی اینترفیس کاربری Ribbon در سراسر مجموعه آفیس مربوط نمی شود. نسخه رایگان این نرم افزار کاربردی به SharePoint Foundation و نسخه فروشی آن نیز به SharePoint Server تغییر نام داده اند. هر دو نسخه به Windows Server 2008 64 بیتی و SQL Server 2005/2008 64 بیتی نیاز دارند. کاربران باید Internet Explorer 8/7( نسخه های 6 و پائین تر پشتیبانی نشده اند)، Firefox 3.x و یا Safari 3.x را در اختیار داشته باشند.
فرآیند نصب تسهیل شده است و امکان ارتقاء از نسخه فعلی به SharePoint 2010 بدون تغییر ظاهر و رفتار سایت وجود دارد. بعداً شما می توانید نحوه کار سایت خود را با اینترفیس کاربری جدید SharePoint 2010 آزمایش کرده و پس از کسب رضایت، آن را فعال نمائید.
ایجاد و ویرایش صفحات وب و سایر مضامین نیز آسانتر شده است. کتابخانه های اسناد از تألیف مشترک با استفاده از نرم افزارهای کاربردی Office 2010 پشتیبانی می کنند و امکان مشاهده و ویرایش کتابخانه و فهرستها با استفاده از SharePoint Workspace 2010 در وضعیت آفلاین وجود خواهد داشت. نرم افزارهای کاربردی Web Apps بطور یکپارچه ای با SharePoint 2010( از جمله SharePoint Foundation) ادغام شده و به کاربران امکان می دهند تا به مشاهده اسناد PowerPoint, Excel, Word و OneNote پرداخته یا ویرایشهای ساده ای را بر روی آنها انجام دهند، بدون آنکه نرم افزارهای کاربردی کامل را اجرا کنند. مایکروسافت در عین حال جنبه شبکه سازی اجتماعی SharePoint را با اضافه کردن بروزرسانی های وضعیت، Feedهای فعالیت، برچسبهای علاقه مندی و Bookmarkهائی به My Sites و پروفایلهای کاربری، توسعه داده است.

بقیه نرم افزارهای کاربردی
 

1- Access
Access ارتقاء بسیار اندکی را به همراه دارد که فرمت بندی شرطی و همکاری نزدیک تر با SharePoint را در بر می گیرد. شما می توانید یک بانک اطلاعاتی Access را طراحی کرده و آن را با SharePoint برای هر فردی در یک شرکت منتشر نمائید تا از آن استفاده کند. ویرایشگر ماکرو تعویض شده است و حالا شما می توانید ماکروهای داده را طراحی نمائید که بر روی داده ها کار می کنند، صرفنظر از اینکه در یک فرم، صفحه گسترده و یا فهرست نمایش داده می شوند یا خیر.
2- InfoPath
بزرگترین تغییر در InfoPath( صرفنظر از اینترفیس نواری) تقسیم این نرم افزار کاربردی به ابزارهای جداگانه Designer و Filler است تا کاربران نهائی نیازی به طراحی ابزار نداشته و تنها با Form Filler سبک وزن درگیر شوند. InfoPath می تواند جهت طراحی فرمهای سفارشی برای هر فهرست SharePoint مورد استفاده قرار گیرد و این فرم می تواند بعداً از یک مرورگر اینترنت پر شود.
3- Publisher
نسخه جدید Publisher برای استفاده از اینترفیس نواری و نمای Backstage، کاربردپذیری آنرا بطور فوق العاده ای ارتقاء می دهد. این نسخه بعضی از فناوریها را از ویژوال استودیو به ارث برده است که آرایش صفحات و ترازبندی آبجکتها را بسیار آسانتر می نماید. این نسخه در عین حال بهبودهائی را در زمینه چاپ به همراه خواهد داشت.