راهنمای جامع آفیس 2010(2)

Excel
 

با وجود آنکه از نظر ظاهری چندان مشخص نیست، اما تفاوتهای فراوانی مابین Excel 2007 و Excel 2010 وجود دارد. ضمیمه های متعدد اینترفیس ریبونی، نمای Backstage جدید و چند ویژگی اضافی دیگر نظیر Sparklines در میان این تفاوتها قرار دارند. در عین حال، این موضوع کاملاً حقیقت دارد که یک نرم افزار« متوسط » می تواند در یک چشم بر هم زدن از نسخه 2007 به نسخه 2010 این نرم افزار کاربردی سوئیچ نماید.
با اینحال، هر شخصی که با اداره داده ها سر و کار داشته باشد، بهسازی های انجام شده بر روی Excel را تحسین خواهد کرد زیرا بسیاری از آنها طراحی شده اند تا قدرت تجزیه و تحلیل داده ها را در اختیار کاربرانی قرار دهند که تمایلی ندارند ساعت ها وقت خود را به یادگیری نحوه استفاده از آنچه که ابزارهای غیرقابل نفوذ به نظر می رسند، اختصاص دهند. برای نمونه، اگر همیشه از PivotTable ها بخاطر آنکه بیش از حد پیچیده به نظر می رسند فاصله گرفته اید، این عرضه جدید می تواند برای شما مناسب باشد.

اما پیش از آنکه به کاوش در دنیای داده های قابل چرخش( Pivoting) بپردازیم، چند نوآوری جذاب در Excel 2010 وجود دارند که درک آنچه اعداد و ارقام مقابل چشمان کاربران تلاش می کنند برای آنها بیان نمایند را آسانتر خواهند کرد.
اولین مورد که موضوع راهنمای گام به گام این بخش ما را نیز به خود اختصاص داده، ویژگی کاملاً جدید Sparklines است. اجازه بدهید فرض کنیم که شما یک ردیف ساده از داده ها نظیر ارقام فروش ماه گذشته خود را در اختیار دارید. این داده ها را انتخاب کرده و سپس بر روی گرافیک نمودار خطی Sparklines کلیک نمائید تا یک نمودار خطی فوری را در سمت راست داده های خود بدست آورید. بطور جایگزین، می توانید از این قابلیت برای نمایش یک نمودار میله ای ساده استفاده کرده و یا ( اگر داده های شما به یک بله/خیر ساده اشاره می کنند، نظیر آمار حضور و غیاب در کلاس) می توانید گرافیکی که تحت عنوان « Win/Loss» شناخته می شود را در کنار هر ردیف از نتایج ایجاد نمائید.
ما در عین حال باید به فرمت بندی شرطی( Conditional Formatting) بهبود یافته Excel اشاره کنیم( بعنوان یک موضوع جانبی، به نظر می رسد تیم بازاریابی مایکروسافت در هنگام انتخاب نام ویژگی های جدید کاملاً دخالت داشته است. برای اثبات این موضوع کافی است به این نکته توجه کنید که نام های بخشهای باقیمانده از نسخه های قبلی Excel نظیر Conditional Formatting تا چه اندازه خشک و بی روح به نظر می رسند، در حالیکه می توانید آنها را با نام های دینامیک و هیجان انگیزی نظیر Sparklines و یا Slicers مقایسه نمائید). این ویژگی که در Excel 2007 معرفی شد، به کاربران امکان می دهد تا بر روی یک جدول از نتایج در یک صفحه گسترده کلیک کرده و فرمت بندی خاصی را بر روی سلولهای حاوی داده ها اعمال نمایند: برای مثال، هرچه اعداد بزرگتر باشند، « داغ تر» خواهند شد. این روش در موارد خاصی کار می کند، ولی مایکروسافت بازخوردهای منفی را درباره ویژگی مذکور دریافت کرد. برای مثال، شکل [13] تصویری از افزایش سود یکی از بخشهای یک سازمان را در طول چند سال گذشته نشان می دهد. در سمت چپ، شما می توانید بهترین نمائی که Excel 2007 در اختیارتان قرار می دهد را مشاهده کنید: یک شیب رنگ از چپ به راست. اما همانطور که در سمت راست می بینید، با Excel 2010 می توانید مقادیر منفی را بطور متمایز مشاهده نموده و فوراً بفهمید که باید کدامیک از مدیران بخش مربوطه « اخراج » شود.
کاربران عادی Excel از قابلیت Paste with Live Preview بسیار راضی خواهند بود. این قابلیت به Excel منحصر نمی شود اما با در نظر گرفتن مشکلاتی که فرمت بندی در صفحات گسترده می تواند به همراه داشته باشد، احتمالاً بیشترین کمک های خود را در این نرم افزار کاربردی به نمایش خواهد گذاشت. برای مثال اگر یک تکه بزرگ از داده ها را از یک eMail به صفحه گسترده خود کپی کنید، می توانید بین چسباندن ( Paste) آن با فرمت بندی ذاتی داخل eMail و یا با فرمت بندی مناسب برای صفحه گسترده جاری، یکی را انتخاب نمائید. اگر داده ها شامل فرمول باشند، شما گزینه های بیشتری نظیر توانائی چسباندن مقادیر، فرمولها و یا ترانهش( Transpose) داده ها را در اختیار خواهید داشت و با حرکت نشانگر ماوس خود بر روی هریک از گزینه ها، به آسانی می توانید ببینید که انتخاب آن دقیقاً چه نتیجه ای را برای شما به همراه خواهد داشت.
در نهایت، کاربران حرفه ای Excel احتمالاً بیش از هر نکته دیگری به توانائی سفارشی سازی نوار Ribbon علاقه مند خواهند شد( که البته این ویژگی نیز در سراسر مجموعه آفیس 2010 برای شما قابل دسترسی می باشد). اگر شما از یک مجموعه خاص از ابزارها استفاده می کنید و یا می خواهید ابزارهای مشترکی را با تمام پرسنل خود به اشتراک بگذارید، دلیل کافی برای ارتقاء به Excel 2010 را در اختیار خواهید داشت. در عین حال، انجام اینکار نیز به اندازه کافی آسان است: بر روی Ribbon کلیک راست نموده، گزینه « Customize the Ribbon...» را انتخاب کرده و سپس اینترفیس مربوطه را دنبال کنید.

آنالیز پیشرفته
 

شاید « Slicer» شما را به یاد فیلمهای ترسناک بیندازد، اما در واقع نامی است که مایکروسافت برای ابزار جدید و فوق العاده خود برای آنالیز داده ها انتخاب کرده، ابزاری که PivotTable ها را به برنامه کاری توده کاربران خواهد کشاند. برای آن دسته از کاربرانی که احتمالاً تاکنون نام PivotTable ها را نشنیده اند، باید بگوئیم که این نوع جداول به شما امکان می دهند داده ها را با شیوه های بسیار بصری تر و قابل درک تری در مقایسه با یک جدل یکنواخت و مسطح از نتایج، مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. در عین حال، این جداول بصورتی طراحی شده اند که شما هرگز با داده های اصلی تداخل نخواهید داشت.
برای مثال، در نظر بگیرید که می خواهید مجموعه ای از صورتحساب ها را در Excel پیگیری نمائید. اجازه بدهید فرض کنیم شما پنج کارمند قراردادی در اختیار دارید که بر روی چند پروژه مختلف با شما همکاری دارند. هنگامیکه داده های مربوطه را وارد می کنید، جدولی با تاریخ صورتحساب، قیمت، نام کارمند، پروژه ای که صورتحساب به آن مربوط می شود و بعضی موارد دیگر را در اختیار خواهید داشت. با استفاده از PivotTables، شما می توانید این اطلاعات را قلع و قمح کنید: مثلاً ببینید که هر فرد چه سهمی در هریک از پروژه های شما داشته است. سپس، شما می توانید با استفاده از قابلیتهای drag & drop به مشاهده هزینه پروژه در هر هفته بپردازید.
با اینحال، PivotTable ها به اندازه کافی پیچیده هستند تا بسیاری از کاربران Excel را فراری بدهند. حتی اگر شخص دیگری قبلاً داده ها را آماده کرده باشد، یک منحنی یادگیری بسیار بلند باعث می شود که اکثر افراد از نزدیک شدن به این قابلیت صرفنظر نمایند. اما حالا Slicerها قدرت PivotTable ها را در قالب بسیار دسترس پذیرتری ارائه کرده و به کاربرانی که در Excel تخصص ندارند امکان می دهد تا داده ها را بطور زنده در شرایطی تقسیم بندی نمایند که تمام شرکت کنندگان یک جلسه هیأت مدیره را تحت تأثیر قرار دهد.
ما بیش از هر چیز تحت تأثیر ایده یک داشبورد از نتایج قرار گرفتیم. این داشبورد می تواند بر روی یک Worksheet جدید قرار گرفته( همانطور که PivotTableها اینکار را انجام می دهند) و به ارائه کننده امکان دهند تا نتایج را در آنجا کالبدشکافی نموده و سپس در مقابل مخاطبین، بلافاصله طوری به سؤالات پاسخ دهد که با PivotTableها بسیار دشوارتر بوده است. داشبورد در عین حال می تواند نمودارهائی از نتایج را در برداشته باشد: اساساً PivotChartها که دقیقاً با همان مبنای PivotTableها کار می کنند، اما نتایج را در یک نمای گرافیکی ارائه می دهند.
اگر تجزیه و تحلیل داده های شما باید چند قدم فراتر از این سطح برود ( برای مثال، اگر در حال استفاده از منابع متعددی از داده های چند دفتر هستید)، می توانید نگاهی به PowerPivot Plugin بیندازید که بعنوان یک بارگذاری از www.powerpivot.com قابل دسترسی می باشد. در انتهای این بخش، اجازه بدهید به یک نکته جالب برای تمام کسانی که تاکنون با محدودیت 2 گیگابایتی فایلهای Excel مواجه شده اند، اشاره کنیم. نسخه 64 بیتی Excel 2010 این محدودیت را به 4 گیگابایت افزایش می دهد، یک ویژگی که اینگونه افراد در رؤیای آن بوده اند. با اینحال، توجه داشته باشید که SharePoint 2010 هنوز اندازه فایلهای را به 2 گیگابایت محدود می کند، بنابراین مایکروسافت پیش از آنکه بتواند ما را متقاعد نماید که این یک دلیل کافی برای ارتقاء به حساب می آید، هنوز کارهای زیادی برای انجام دادن دارد.

راهنمای استفاده از Sparklineها
 

1- در اینجا ما یک صفحه گسترده ساده را ایجاد کرده ایم که نتایج فروش یک کالای فرضی توسط یک شرکت را در 5 شهر مختلف نشان می دهد. در حالیکه تمام اعداد در اینجا قرار دارند، اما به آسانی نمی توان با یک نگاه نتیجه گرفت که بخش فروش شرکت در کدامیک از شهرها موفق تر و در کدام شهر ناموفق تر بوده است، یا اینکه سطح فروش در کدام شهر ثابت بوده است و نمایندگی کدام شهر تلاش کرده است تا بیشتری سهم را در موفقیت شرکت داشته باشد.
2- بنابراین ما بر روی برگه Insert کلیک کرده و یکی از گزینه های Sparklines را انتخاب می کنیم: Line ( یک خط گرایش ساده)، Column( یک مجموعه از نمودارهای میله ای)، یا Win/Loss( بهترین گزینه در شرایطی که می خواهید موفقیت شعبه فروش هر شهر را پیگیری نمائید). پس از مشخص نمودن ردیفهای داده برای آنالیز، شما چیزی شبیه به شکل [16] را مشاهده خواهید کرد.
این نما کاملاً خوب است، ولی ما می خواهیم عملکرد نسبی هر شعبه را در طول زمان و در مقایسه با یکدیگر مشاهده نمائیم. برای اینکار، وضعیت نمایش را به Column تغییر داده، سلولهای حاوی نمودارهای کوچک را انتخاب کرده و سپس بر روی گزینه Group در انتهای سمت راست نوار Sparkline کلیک می نمائیم. حالا بر روی گزینه Axis کلیک کرده و از مقادیر Maximum و Minimum یکسانی برای هر محور استفاده می کنیم. به این ترتیب، نمودار نمایش داده شده در شکل [17] را بدست می آوریم که بوضوح برنده ها و بازنده ها را نشان می دهد. ظاهراً زمان آن رسیده است که شرکت فرضی

تأثیر وب
 

وقتی نوبت به موضوع « تألیف مشترک »( Co-Authoring) می رسد، Excel احتمالاً بزرگترین مزیت را از آن بدست می آورد. در حالیکه کاربران Word 2010 تنها در صورتی می توانند بطور همزمان به ویرایش همزمان اسناد بپردازند که فایلهای خود را از طریق SharePoint به اشتراک گذاشته باشند، کاربران Excel 2010 می توانند از طریق Web Apps مایکروسافت صفحات گسترده را بطور مشترک تألیف نمایند.
این قابلیت در کنار توانائی Web Apps برای نگهداری فرمت بندی، فرمولها و ویژگیهای پیشرفته ای نظیر Slicerها، قدرت Excel را از مجموعه آفیس بیرون کشیده و بر روی شبکه قرار می دهد. مهم نیست که تیم فروش شما کجا هستند، آنها می توانند داده ها را برای انطباق با نیازهای مخاطبین خود ( و پرسشهای آنها) دستکاری نمایند.

Office Web Apps
 

هنگامیکه مایکروسافت اعلام کرد در حال تولید نسخه های وب رایگان از نرم افزارهای کاربردی آفیس خود است، بسیاری از مردم دچار این بهت زدگی شده بودند که آیا غول نرم افزاری جهان تصمیم گرفته است جواهرات تاج خود را به کاربران ببخشد؟ مطمئناً اینطور نیست. در حالیکه با استفاده از Office Web Apps امکان ایجاد اسناد از نقطه آغازین وجود دارد( یا بهتر است بگوئیم در بعضی از موارد چنین امکانی وجود دارد)، دامنه محدود ویژگی های ارائه شده باعث می گردد که این نرم افزارهای کاربردی تنها برای ابتدائی ترین اسناد ممکن، مناسب باشند.
با اینحال، Office Web Apps کاملاً برای اشتراک گذاری و ویرایش اسنادی که با استفاده از نرم افزار کلاینت دسک تاپ ایجاد شده باشند، مناسب خواهد بود. مواردی که شما می توانید از 4 نرم افزار کاربردی Office Web انتظار داشته باشید، عبارتند از:

1- Excel
تا این لحظه، Excel کامل ترین نرم افزار کاربردی در مجموعه Web Apps به حساب می آید. امکان مشاهده و همچنین ویرایش همزمان صفحات گسترده توسط بیش از یک نفر وجود دارد و حتی بر روی Workbook های پیچیده با فرمولها، نمودارها و پیوندها نیز ویرایشها با سرعت تأثیرگذاری اعمال می شوند.
Excel Web Apps تنها حاوی بخش کوچکی از ویژگیهای پیاده سازی شده در نرم افزار دسک تاپ خود می باشد: در این نسخه شما تنها دو برگه Home و Insert را در اختیار خواهید داشت و برگه Insert نیز تنها Table و Hyperlink را در برمی گیرد.با اینحال، این نرم افزار از تمام ویژگیهای Excel 2010 پشتیبانی می کند. برای مثال، Sparklineها نمایش داده شده و نوسازی می شوند، حتی با وجود آنکه شما نمی توانید آنها را مستقیماً در Web Apps اضافه کنید.
2-Word
در هنگام آماده سازی این مقاله، Word Web Apps تنها به ما امکان می دهد تا اسناد را مشاهده کنیم، بنابراین به سختی می توان نتیجه گیری کرد که این نسخه چقدر مفید خواهد بود. یک نکته تعجب آور این است که مایکروسافت هیچ برنامه ای برای پیاده سازی ویرایش همزمان بر روی اسناد Word ندارد، ویژگی که یکی از جذابیتهای مهم Google Docs به حساب می آید.
نمایش دهنده Word Web Apps بخوبی از عهده سند متنی 174 صفحه ای مورد نظر ما برآمد و تمام جداول و فرمت بندیهای پیچیده آن را حفظ کرد، برخلاف Google Docs که حتی از Upload سند 15 مگابایتی ما نیز خودداری کرد، زیرا از محدوده ناچیز 500 کیلوبایتی آن بزرگتر بود. Word Web Apps در عین حال با ویژگی Find نرم افزار دسک تاپ که مورد بازنگری جدی قرار گرفته است نیز انطباق یافته که باعث می شود اسکن اسناد بزرگ بصورت آنلاین در آن بسیار آسانتر گردد.
3-PowerPoint
PowerPoint Web Apps به شما امکان می دهد تا نمایشهای اسلاید تمام صفحه را ویرایش نموده و مشاهده کنید، ولی آیا ما برنامه ای برای اجرای تمام Presentation های خود از یک مرورگر وب داریم؟ بعید به نظر می رسد. برای مبتدیان، بد نیست به این نکته اشاره کنیم که PowerPoint Web Apps در حال حاضر قادر به نمایش ویدیوهای جاسازی شده در اسلایدها نمی باشد. ویژگیهای جذاب دیگری نظیر Transitionها و انیمیشنهای پیشرفته نیز در نمایشهای اسلاید آنلاین پشتیبانی نشده اند.
ویرایش Presentationها بصورت آنلاین بطور قابل توجیهی آسان است و فونتها و الگوی جاری نیز هنگامیکه اسلایدهای جدیدی را به یک Presentation موجود اضافه می کنید، حفظ می شوند، حتی با وجود آنکه هیچ الگوی از پیش تعریف شده ای در این نسخه وجود ندارد و اگر بخواهید نمایش اسلاید خود را از نقطه آغازین ایجاد نمائید، تنها به یک مجموعه محدود از فونتها دسترسی خواهید داشت. با اینحال، چند محدودیت عجیب در گزینه های ویرایش به چشم می خورند. برای مثال، امکان اضافه کردن یک قاب عکس 3 بعدی به یک تصویر Upload شده وجود دارد، اما هیچ روشی برای تغییر اندازه تصویر در اختیار شما قرار نمی گیرد.
اگر مایکروسافت بتواند گیرهای مربوط به ارائه و ویرایش را برطرف کند، PowerPoint Web Apps به یکی از اعضای جذابتر این مجموعه تبدیل خواهد شد.
4-OneNote
در هنگام آماده سازی این مقاله، OneNote Web Apps کاملاً غیرفعال بود، بنابراین تنها می توانیم چیزی را نقل کنیم که درباره آن به ما گفته شده است. مایکروسافت می گوید OneNote قابلیت ویرایش همزمان و همچنین ویژگیهائی نظیر Spellchecking, AutoCorrect و گزینه ای برای درج تصاویر و جداول را ارائه خواهد کرد.

راهنمای نحوه استفاده از Web Apps
 

1- برای دریافت رایگان یک حساب کاربری در SkyDrive ثبت نام کنید. اگر از قبل یک Windows Live ID را در اختیار دارید، می توانید از آن برای Sign-in استفاده نمائید. SkyDrive 25 گیگابایت فضای ذخیره سازی رایگان را در اختیار شما قرار می دهد، ولی اندازه فایلها به 50 مگابایت محدود شده است.

2- برای ویرایش یک سند موجود، سند را در Office 2010 باز کنید. در منوی File بر روی گزینه Share و سپس Save to SkyDrive کلیک نموده و اعلانهای نمایش داده شده را دنبال کنید. سند را بر روی دسک تاپ خود بسته، آن را در فولدر SkyDrive خود پیدا کرده و سپس بر روی گزینه Edit کلیک نمائید.
3- اسنادی که بر روی SkyDrive شما ذخیره شده اند، کپی هائی از اسناد اصلی هستند و به همین دلیل ویرایشهای انجام شده بصورت آنلاین در نسخه محلی فایل اعمال نخواهد شد. برای ایجاد یک فایل جدید، بر روی Documents کلیک نموده و سپس یک نوع فایل را انتخاب کنید.

Word
 

با وجود آنکه در اولین نگاه به نظر می رسد برای یافتن تفاوتهای Word 2010 با نسخه پیشین آن باید یک رقابت تخصصی را برگزار نمود، اما تعداد زیادی از تفاوتهای ظریف آنها تنها پس از چند ساعت استفاده آشکار خواهند شد. این تفاوتها را می توان به دو گروه تقسیم کرد: ارائه و بازدهی.

ارائه
 

مایکروسافت مطمئناً نمی خواهد اسناد شما را در یک ساختار ساده و غیرجذاب زمینگیر نماید. آخرین تلاش برای زیباسازی اسناد شما( که براساس Themeها و Styleهای بهبود یافته ای که در Office 2010 معرفی شده بودند ایجاد گردیده است)، در قالب افکتهای متنی در اختیار شما قرار دارند. این افکتها به شما امکان می دهند تا افکت های گرافیکی( نظیر انعکاسها، درخشش و سایه ها) را به متن اضافه کنید که به این ترتیب به ارتقاء سطح ظاهری سند کمک کرده و یک زیبائی حرفه ای را برای صفحات عنوان و سرفصلها ایجاد می نماید( البته به شرط آنکه از افکت ها برای تزئین آنها استفاده کرده باشید). برخلاف WordArt، متن تایپ شده با استفاده از Text Effects بعنوان یک گرافیک درج نخواهد شد و به همین دلیل امکان Paste, Cut، ویرایش و تغییر ظاهر آن بر حسب تمایل شما وجود خواهد داشت.
فونت ها نیز درخشش تازه ای به خود گرفته اند، به این معنی که فونت های OpenFont ویژگی های چاپی هوشمندانه ای نظیر Ligature، فرم های عددی و فاصله گذاری عددی را تأمین می کنند. Word در عین حال از همان توابع ویرایش عکس و ویژگی های Screenshot بهره می گیرد که در Outlook به چشم می خورند( یک موضوع نه چندان غافلگیر کننده، با در نظر گرفتن این موضوع که Word ویرایشگر متنی پیش فرض Outlook است) . بعلاوه، یک مجموعه بزرگتر از اشکال و SmartArt برای درج در اسناد پیش بینی شده است که باز هم به افزایش جذابیت ظاهری صفحات کمک خواهد کرد.

بازدهی
 

افرادی که زندگی حرفه ای خود را در اسناد طولانی Word سپری می کنند، از ویژگی های جدید بهره وری و بازدهی این نرم افزار راضی خواهند بود. Document Map که کاملاً مورد بازنگری قرار گرفته( و اکنون عنوان آن به Navigation Pane تغییر کرده است)، به شما امکان می دهد تا اسناد طولانی را با استفاده از تصاویر Thumbnail هر صفحه، مرور نمائید. بطور هوشمندانه ای، این ویژگی به شما اجازه می دهد تا بخشها و یا فصلهائی از سند خود را در یک موقعیت جدید Drop & Drag کنید. بنابراین اگر با کمی تأخیر تصمیم گرفته اید که نامه رئیس شرکت خود را در گزارش مالی شرکت بعد از نتایج مالی قرار دهید، می توانید نوار عنوان بخش مربوطه را به موقعیت مورد نظر خود بکشانید که شماره صفحات نیز بطور خودکار اصلاح خواهند شد. این ویژگی بر اسنادی تکیه دارد که با سرفصلها( که بطور صحیح نشانه گذاری شده اند) ایجاد شده باشند، زیرا Word به اندازه کافی باهوش نیست که بتواند خودش نقاط آغاز و پایان هر بخش را حدس بزند. Navigation Pane در عین حال منوی Find( که باز هم مورد بازنگری کامل قرار گرفته است) را در خود جای می دهد. جستجو برای یافتن عبارت مختلف، اکنون از طریق یک فهرست شبیه به موتور جستجو در اختیار شما قرار می گیرد که بخش کوچکی از متن اطراف کلمات کلیدی شما را نیز نمایش می دهد. این قابلیت در مقایسه با سیستم قبلی گردش در میان تمام انطباقهای یافته شده برای کلمه کلیدی، یک شیوه بسیار آسانتر برای یافتن بخشهائی از متن مورد نظر شما است.
Spellchecking نیز هوشمندتر شده است و خطاهائی که در آنها خود کلمه بطور صحیح تایپ شده اما در متن نادرستی مورد استفاده قرار گرفته است را مشخص می کند. برای مثال اگر شما عبارت « Bare in mind» را تایپ کنید، Word یک خط موج دار آبی رنگ کوچک را در زیر Bare قرار داده و هنگامیکه شما Spellcheck کامل را اجرا می کنید، پیشنهاد می نماید که آن را با Bare جایگزین کنید.
در نهایت، Word 2010 وعده می دهد که دیگر شما با چنین تجربه ای مواجه نخواهید شد که یک سند را بدون ذخیره سازی آن تغییر داده و سپس در کمال بی توجهی پیش از خروج در جعبه محاوره ای که از شما درباره ذخیره سازی سند سؤال می کند، بر روی No کلیک نمائید. اکنون Word بطور خودکار نسخه هائی از تمام اسناد را بطور پیش فرض ذخیره نموده و به شما امکان می دهد تا کارهای ذخیره سازی نشده خود را بازیابی کنید. با اینحال، این ویژگی در نمای جدید Backstage پنهان شده است. در منوی File، بر روی گزینه Recent کلیک کنید تا در قسمت پائینی فهرست اسناد، گزینه ای را برای بازیابی اسناد ذخیره سازی نشده( Recover Unsaved Documents) مشاهده نمائید. برگه Info منوی File به شما امکان می دهد تا نسخه های قبلی سندی که در حال حاضر مشغول کار بر روی آن هستید را بازیابی کنید.

راهنمای نحوه مدیریت اسناد بزرگ
 

1- Word 2010 مدیریت اسناد بزرگ را بسیار آسانتر نموده است، اما این اسناد باید بطور صحیحی نشانه گذاری شده باشند. کار را با یک صفحه آغازین شروع کرده، عنوان سند خود را تایپ نموده و سپس Title Style را از برگه Home انتخاب کنید.
2- نام سرفصلهای خود را با استفاده از Heading 1 Style ایجاد کرده و بخشهای فرعی را با Heading 2 مشخص نمائید. برای تغییر ظاهر کلی، بر روی منوی Styles کلیک کنید. حالا بر روی View کلیک نموده و گزینه Navigation Pane را فعال کنید.

3- آیا می خواهید یک بخش از سند را به محل جدیدی انتقال دهید؟ برای این منظور کافی است نام بخش مورد نظر خود را در Navigation Pane به محل جدیدی آن drag & drop کنید. شماره صفحات بطور خودکار اصلاح خواهند شد.

ادامه دارد...