راهنمای جامع آفیس 2010(1)

شاید Windows 7 توجه عمومی را در سال 2009 به سمت خود جلب کرده باشد، ولی مایکروسافت یک محصول بزرگ دیگر را برای امسال در آستین دارد: Office 2010.
این عرضه، گستره قابل توجهی از ویژگیهای جدید را به مجموعه آفیس اضافه می نماید که در میان آنها می توان به آغاز کار Office Web Apps، اینترفیس ریبونی در Outlook و نمای Backstage در تمام مؤلفه های آفیس نام برد. اما کدامیک از این ویژگیها می توانند نحوه کار شما را تغییر دهند و کدامیک از آنها بی معنی هستند؟ شما با مطالعه چند صفحه آتی می توانید پاسخ این سؤال را بدست آورید.
راهنمای کامل آفیس 2010 ما، شامل یک سیاهه از تمام نرم افزارهای کاربردی مهم مجموعه دفتری مایکروسافت است که تقریباً در همه جا حضور دارد. هرجائی که یک ویژگی جدید را پیدا کنیم، به تشریح آن خواهیم پرداخت. ما همچنین راهنماهای گام به گامی را برای هریک از نرم افزارهای کاربردی کلیدی آفیس ارائه خواهیم نمود تا در زمینه تسلط بر ویژگیهای جدید به شما کمک کرده باشیم. اگر این راهنماهای گام به گام باعث تحریک اشتهای شما شدند، می توانید نسخه بتای Office 2010 را بطور رایگان از اینترنت بارگذاری نموده و خودتان به اکتشاف در این نرم افزار جدید بپردازید. نرم افزار بتا تا پایان اکتبر 2010 منقضی نخواهد شد و نزدیک به 9 ماه زمان، برای استفاده رایگان از نرم افزار را در اختیار شما می گذارد که نهایتاً وقتی در ماه ژوئن سال جاری بطور رسمی عرضه گردد، صدها دلار قیمت خواهد داشت.

مطمئن شوید پیش از نصب این نرم افزار از تمام این نرم افزار از تمام داده های خود کپی پشتیبان تهیه کرده اید، زیرا این یک نسخه بتا است و باید با احتیاط کامل با آن رفتار کنید.
علاوه بر راهنمای ارائه شده برای هر نرم افزار کاربردی، ما همچنین به بررسی ویژگیهائی خواهیم پرداخت که می توانند برای بنگاه های تجاری جذاب باشند و در عین حال به شما نشان می دهیم که از هریک از 6 نسخه Office 2010 چه انتظاری می توانید داشته باشید.

تغییرات بزرگ
 

یک موضوع قطعی در مورد اینترفیس ریبونی آفیس 2007 وجود دارد: شما عاشق آن شده اید و یا از آن نفرت دارید.
این اینترفیس مورد علاقه افرادی قرار گرفت که یک توده از ویژگی هائی که قبلاً پنهان بودند را کشف کردند، افرادی که می توانستند بلافاصله ظاهر یک سند را به لطف دسترس پذیری ابزارهای فرمت بندی، تنها با چند کلیک بطور خارق العاده ای تغییر دهند، افرادی که دوست نداشتند روز کاری خود را با سر و کله زدن برای یافتن ویژگیهای نسخه های قبلی آفیس تلف نمایند. از سوی دیگر، نوبت به کاربرانی می رسد که از این اینترفیس متنفر هستند. افرادی که از مایکروسافت، بخاطر گذاشتن سنگ بنای اینترفیس ریبونی بدگوئی کردند، زیرا تمام سفارشی سازی های هوشمندانه آنها در یک حرکت، کاملاً « نامربوط » شده بودند؛ افرادی که به ساختار منوی دسته بندی شده، به همان صورتی که تقریباً در تمام نرم افزارهای کاربردی ویندوز دیده می شود، عادت کرده بودند؛ افرادی که عملاً احساس می کردند اینترفیس نواری، فرامینی که این افراد، در اکثر موارد به آنها نیاز دارند را مخفی کرده است.
در حالیکه آفیس 2010 آرزوی گروه دوم را در زمینه بازگشت منوها برآورده نمی سازد، اما با یک امتیاز بسیار مهم همراه است: حالا شما می توانید ظاهر ریبون را تغییر دهید.

ریبون قابل سفارشی سازی
 

این یک شاهکار است، هرکسی از Excel, Word و یا سایر نرم افزارهای کاربردی مجموعه آفیس، به روش خاص خودش استفاده می کند. بعضی از کاربران، به ندرت بسیاری از فرامین را لمس می کنند، اما ممکن است با پیشرفته ترین توابع داخل برنامه ها، بطور عمیقی سر و کار داشته باشند. گروهی از توابع که نمی توانید آنها را بر روی برگه های اینترفیس ریبونی پیدا کنید، اما برای روش کار شما حیاتی هستند.
حالا شما می توانید برگه های خودتان را ایجاد کرده و هر چیزی که مایل هستید را در آنها قرار دهید. اگر کار اصلی شما در Excel این است که به آنالیز داده ها بپردازید، یک برگه آنالیز داده ها را ایجاد کنید که PivotTables و توابع مشابه در آن پیش روی شما قرار گرفته باشند. احتمالاً می خواهید از یک برگه در منزل و از برگه دیگری در محل کار خود استفاده کنید. همانطور که در راهنمای گام به گام ما خواهید دید، ایجاد چنین برگه هائی تنها چند لحظه طول خواهد کشید. ممکن است شما چند ماکرو را ضبط کرده باشید و بخواهید آنها را بجای استفاده از میان برها بر روی یک ریبون قرار دهید، خوب حالا این قابلیت در اختیارتان قرار گرفته است.

نمای Backstage
 

دومین قابلیتی که بسیاری از کاربران به آن علاقه پیدا خواهند کرد، نمای Backstage است. این یک صفحه اختصاصی است که با کلیک بر روی منوی فایل در گوشه بالا و سمت چپ پنجره برنامه( که جایگزین آیکن آفیس در نسخه 2007 شده است) می توانید به آن دسترسی پیدا کنید و تمام خصوصیات مرتبط با فایل و نرم افزار کاربردی را در مقابل محتوای آن نمایش می دهد. بنابراین، مواردی نظیر چاپ، متادیتا، فهرستی از فایل هائی که اخیراً باز شده اند، گزینه های اشتراک گذاری و نظایر آنها در این صفحه دیده می شوند.تمام این گزینه ها ارتقاء یافته اند تا استفاده از آنها آسانتر گردد.
برای مثال، چاپ را در نظر بگیرید. در گذشته وقتی شما ترکیب کلیدهای Ctrl+P را فشار می دادید، مستقیماً به جعبه محاوره ای چاپگر خود با گزینه های محدودی( یک فهرست Dropdown برای انتخاب چاپگر مورد نظر، تعداد صفحات و اینکه کدام صفحات باید چاپ شوند) هدایت می شدید. حالا شما به یک نمای Backstage هدایت خواهید شد که با یک پیش نمایش چاپ تکمیل می گردد. بطور عجیبی، این قابلیت در OneNote ارائه نمی شود، اما مایکروسافت در دفاع از خود به ما گفت که چاپ در نرم افزار کاربردی OneNote چندان رایج نیست.
این موضوع واقعاً خجالت آور است زیرا نمای Backstage یک ویژگی فوق العاده به حساب می آید. این ویژگی نه تنها از چاپ صفحات گسترده Excel در حالت Portrait بجای Landscape توسط شما جلوگیری می کند، بلکه به معنای آن است که می توانید به سرعت اندازه حاشیه های سند خود را تنظیم کنید تا تعداد صفحات چاپ شده را در حداقل ممکن نگهدارید. شما همچنین می توانید ببینید یک پیام eMail که در حال چاپ آن هستید بر روی دو صفحه قرار خواهد گرفت، در حالیکه شما تنها چند خط ابتدائی آن را می خواهید.
اکنون دسترسی به فایلی که هفته گذشته( نه دیروز ) از آن استفاده کرده اید نیز بسیار آسانتر شده است. دیگر می توانید حدود ده مورد « Recent Document» که همه ما به آنها عادت کرده ایم را فراموش کنید، زیرا حالا وقتی بر روی گزینه Recent کلیک کنید، 20 مورد را مشاهده خواهید نمود. شما در عین حال می توانید محل این اسناد را در یک نگاه مشاهده کنید که بافت ارزشمندی را به نام فایلها می دهد.
موضوعات بسیار بیشتری وجود دارند که می توانیم درباره نمای Backstage به صحبت درباره آنها بپردازیم، ولی ما خودمان را با اشاره به این نکته که با کلیک بر روی گزینه Share چه چیزی را بدست خواهید آورد، دلداری می دهیم. اشتراک گذاری یک قابلیت کلیدی در آفیس 2010 به حساب می آید، چه از طریق Web Apps کاملاً جدید با سرویس رایگان SkyDrive و چه از طریق یک چیدمان تجاری براساس SharePoint. بخش عمده ای از کارهای صورت گرفته در این بخش، در زیر پوسته ظاهری آن انجام شده اند اما یک گزینه برای ذخیره سازی سند در SkyDrive با فشار یک کلید در نرم افزار Word، یک نشانه ظاهری کاملاً آشکار آن به حساب می آید. پس از اینکه حساب کاربری خود را براساس IDهای Windows Live راه اندازی کردید، انجام اینکار به آسانی ارسال یک سند از طریق eMail خواهد بود. در عین حال بسیار خوشایند است که گزینه ای را برای ذخیره سازی با فرمت PDF را بطور توکار مشاهده می کنیم، بدون آنکه به یک بارگذاری جداگانه برای این منظور نیاز باشد.
تنها مشکل ما با نمای Backstage این بود که کل فضای کاری را اشغال می نماید. ما تعداد دفعاتی که پنجره Word را در جستجو برای یافتن سندی که مشغول کار بر روی آن بوده ایم« Minimize» کرده ایم را به یاد نمی آوریم. تازه پس از انجام اینکار متوجه شده ایم که سند موردنظر پشت نمای Backstage پنهان شده بوده است.

ظاهر و رفتار
 

بطور کلی می توان گفت که آیکنهای جدید یک نوسازی مثبت از نمونه های قبلی به حساب می آیند و بلافاصله قابل شناسائی هستند. با اینحال درباره الگوی رنگی برنامه ها کمتر متقاعد شدیم. شما می توانید الگوی مورد نظر خود را بین آبی، سیاه و نقره ای انتخاب کنید. در عین حال، ما بر این باور هستیم که اکثر مردم الگوی آبی را انتخاب خواهند کرد، زیرا مطمئناً مزاحمت کمتری را برای چشمها به همراه دارد. برای تغییر الگوی رنگی اینترفیس، می توانید به نمای Backstage رفته و بر روی گزینه Options کلیک نمائید، حالا در صفحه General یک منوی dropdown را در کنار عنوان «Color Scheme» خواهید دید.

روش متحد
 

روش ثابت و نامتناقض مایکروسافت در مورد اینترفیس کاربری، همان جائی است که همه چیز هوشمندانه تر می شود. این وضعیت با معرفی آشکار اینترفیس ریبونی در Outlook و OneNote آغاز می گردد که هر دو نرم افزار کاربردی مذکور در نسخه های 2007 خود به سیستم منوی معمولی مقید شده بودند. این موضوع باعث می شود که آموزش مجدد پرسنل و حتی اعضای خانواده تان بسیار آسانتر باشد: به محض آنکه درک ساختار ابتدائی اینترفیس ریبونی آغاز شود، بسیاری از مردم به کشف جنبه هائی از عملکردهای آفیس می پردازند که تاکنون هرگز چیزی درباره آنها نمی دانسته اند. با لزوم استفاده از یک اینترفیس واحد در تمام نرم افزارهای کاربردی آفیس، یادگیری آن بسیار ساده تر خواهد شد.
آفیس 2010 در عین حال شاهد معرفی یک نسخه کاملاً جدید از این مجموعه است: Office 2010 Starter. ما انتظار داریم که این نسخه از تابستان به بعد بر روی اکثر قریب به اتفاق کامپیوترهای جدیدی که روانه بازار می شوند، نصب گردد و البته دلیل خوبی برای این پیش بینی خود داریم. البته این یک واقعیت است که بخشی از جمعیت Computing بخاطر محدودیت های نسخه مذکور ناامید خواهند شد زیرا شما تنها Word و Excel را بدست خواهید آورد، گزینه ها، تنها به 4 برگه در هر دو نرم افزار کاربردی محدود شده اند و یک صفحه همیشه حاضر با پهنای 200 پیکسل در سمت راست صفحه قرار گرفته است که آگهی های تبلیغاتی متغیری را برای نسخه های قابل خریداری آفیس نمایش داده و در عین حال لینکهای سریعی به توصیه های Getting Started را در اختیار کاربر می گذارد. با اینحال، ما پیش بینی می کنیم که کاربران در هنگام مواجه شدن با اینترفیس آراسته Word 2010 و گزینه های جایگزین سنگین تر و رایگان دیگر، مطمئناً Office Starter را انتخاب خواهند نمود.

این اینترفیس حتی به Web Apps که قبلاً برای آزمایش قابل دسترسی بوده است نیز گسترش یافته. به این ترتیب، مایکروسافت تا حدودی بر یکی از مشکلاتی که آفیس 2007 با آن مواجه بود، غلبه نموده است: برای مثال، نوع فایل پیش فرض در نرم افزار Word بصورت DOCX تنظیم شده است که بدون وجود یک Plugin برای آفیس 2003 و اسلاف آن قابل خواندن نخواهد بود. در عین حال، مدتی طول کشید تا OpenOffice و Google Docs از فایلهای DOCX ذخیره شده در Word 2007 و همکاران آن پشتیبانی نمایند. فایلهای آفیس 2010 کاملاً با آفیس 2007 و Google Docs سازگار هستند که باعث می شود به اشتراک گذاشتن آنها بسیار آسانتر باشد. در عین حال، خبر خوب این است که اگر شما فایلهای خود را بر روی SkyDrive ذخیره کنید، هیچیک از فرمت بندی های خود را از دست نخواهید داد.
باید به این نکته اشاره کنیم که شما حتی می توانید فایلهای خود را برای نرم افزارهای کاربردی Mobile Office آتی ذخیره نمائید که برای تلفنهای هوشمند مبتنی بر ویندوز ارائه خواهند شد. همانند Web Apps، شما در این مجموعه به هیچوجه به سطح گزینه های ویرایشی ارائه شده توسط نسخه های کامل Excel و Word و سایر نرم افزارهای کاربردی آفیس نزدیک نخواهید شد، اما در عین حال می توانید باز هم فرمت بندی خود را در اینجا حفظ کنید. بنابراین اگر در هر زمانی با چنین نیازی مواجه شوید، می توانید یک صفحه گسترده Excel را با خیال آسوده بر روی تلفن موبایل خود ویرایش نمائید.
این شیوه متحد، یک مزیت منحصر بفرد در مقایسه با سایر رقبا را در اختیار آفیس 2010 قرار می دهد: هیچیک از محصولات Google و یا Apple قادر به رقابت با آن نخواهند بود. در حالیکه ما هنوز فکر می کنیم مایکروسافت با عدم ارائه گزینه اسناد برگه گذاری شده( tabbed) در نرم افزارهای کاربردی خود به همان صورتی که می توانید با برگه های متفاوت در مرورگرهای اینترنتی کار کنید یک مزیت عالی را از دست داده است، اما باید بپذیریم آفیس 2010 یک مجموعه بسیار هماهنگ از محصولات به حساب می آید که برای هر دو گروه کاربران خانگی و تجاری جذابیت خواهد داشت.

راهنمای سفارشی سازی ریبون
 

1- ما در این مثال تصمیم داریم یک برگه را برای بچه ها راه اندازی کنیم، زیرا به هر حال آفیس برای افراد بزرگسال طراحی شده است. اولین گام این است که بر روی ریبون، کلیک راست نموده و سپس گزینه « Customize the Ribbon...» را انتخاب کنید. در صفحه ای که ظاهر می شود، شما می توانید تمام برگه های از پیش تعریف شده را در سمت راست مشاهده کنید که با آنچه توسط مایکروسافت، « Groups » نامیده می شود، تکمیل شده است ( برای مثال، فرامین متنوع در بالای Font بر روی برگه Home نرم افزار کاربردی Word).
2- ایجاد یک برگه جدید و تغییر نام آن با استفاده از کلیدهائی که در قسمت پائین و سمت راست جعبه محاوره ای قرار گرفته اند، بسیار آسان خواهد بود. با اینحال، یافتن فرمان دقیقی که به دنبال آن هستید کمی پیچیده تر به نظر می رسد. تنها در Word بیش از 1700 فرمان وجود دارد، بنابراین شاید متوجه شوید که استفاده از گروه های از پیش تعریف شده ای که در فهرست Tool Tabs قرار گرفته اند( و با استفاده از منوی Choose commands from می توانید به آن دسترسی پیدا کنید)، بسیار ساده تر خواهد بود.

3- شما می توانید ریبون جدید ما با نام « برای بچه ها» را در شکل [6] مشاهده کنید. ما یک ترکیب ساده از ابزارهائی که فکر می کنیم بچه ها به آنها نیاز خواهند داشت را به همراه ویژگی جدید WordArt به این ریبون اضافه نموده ایم. حتی این امکان وجود دارد که با استفاده از فلش رو به بالا در جعبه محاوره ای Customize Ribbon، ریبون خود را به اولین برگه ای که آنها خواهند دید، تبدیل کنید.

Outlook
 

Outlook به اردک زشت مجموعه آفیس 2007 تبدیل شده بود، تنها نرم افزار کاربردی مهمی که اینترفیس ریبونی جدید را ارائه نمی کرد زیرا طراحان مایکروسافت به اندازه کافی برای پیاده سازی اینترفیس ریبونی در آن فرصت نداشتند. اما این بار اینترفیس ریبونی بطور کامل در Outlook پیاده سازی گردیده و در عین حال ویژگیهای جدیدی که به آن اضافه شده اند از هر نرم افزار کاربردی دیگری در مجموعه آفیس بیشتر است، هر چند که همه آنها منعکس کننده یک موفقیت نیستند.

eMail
 

مایکروسافت قول داده بود که مشکل قدیمی اضافه بار اطلاعاتی را در Outlook 2010 برطرف نموده و به ما کمک کند تا زمان کمتری را برای جستجو در inboxهای به هم ریخته و آشفته صرف نمائیم. با قضاوت بر اساس نسخه بتا، می توان گفت که مایکروسافت تنها تا حدودی در این زمینه موفق بوده است.
مهمترین جنبه در میان تغییراتی که به صرفه جوئی در زمان کمک می کنند، ویژگی جدید Ignore Conversation است. این ویژگی، یک موهبت برای تمام کاربرانی است که در شرکتهائی کار می کنند که در آنها eMailهای « Round-Robin» بصورت بخشی از فرهنگ درآمده اند.Ignore Conversation به شما اجازه می دهد که یک پیام و تمام پاسخهای بعدی به آن eMail را مستقیماً به فولدر Deleted Items بفرستید. بنابراین اگر با یک eMail درباره پروژه ای مواجه شدید که دیگر با آن درگیر نیستید و یا به مسابقه فوتبال آخر هفته ای که همکاران شما مشغول برنامه ریزی برای آن هستند علاقه ای ندارید، می توانید به سادگی از این گفتگو خارج شوید.

یک ویژگی مرتبط، یعنی نمای Conversation، درست در انتهای دیگر مقیاس کارآئی قرار دارد. این نما تلاش می کند تا پیامهای مربوطه به یک سوژه واحد را با روشی مشابه به Google Gmail در یک رشته گروه بندی نماید. بنابراین، از نظر تئوری شما می توانید بر روی فلش کنار یک پیام کلیک کرده و یک منوی dropdown را مشاهده نمائید که تمام پیامهای مرتبط با آن را نمایش می دهد( البته در تئوری).
در عمل، این ویژگی فعلاً بیشتر به یک آشفتگی مطلق شباهت دارد. Outlook از خط Subject برای تعیین این موضوع که آیا پیامها یک گفتگوی واحد را تشکیل می دهند یا خیر، استفاده می کند. همین موضوع باعث می شود که گفتگوهای مختلف در مورد یک سوژه واحد در یک توده بسیار بزرگ بسته بندی شوند.
خبر بدتر به زمانی مربوط می شود که فرستنده پیام، به کلی از استفاده از خط Subject خودداری کرده باشد( اتفاقی که بطور غافلگیر کننده ای رایج است). تمام پیامهائی که فاقد سوژه هستند( صرفنظر از موضوع واقعی آنها) بعنوان بخشی از یک گفتگوی واحد در نظر گرفته خواهند شد. این وضعیت باعث می شود که انبوهی از پیامهای تصادفی بدون هیچ دلیلی در یک رشته سردرگم کننده قرار بگیرند. نمای Conversation به حدی برای آزمایش کنندگان بتای ما آزاردهنده بود که در طول چند روز اول استفاده از آفیس 2010، آن را غیرفعال کردند. مایکروسافت اگر نمی خواهد میلیونها نفر از کاربرانش همین کار را انجام دهند، باید پیش از عرضه کامل این ویژگی بهسازیهای قابل ملاحظه ای را بر روی آن اعمال نماید.
خوشبختانه ویژگی های جدید دیگری در این نرم افزار وجود دارند تا کمی از دلخوری کاربران بخاطر نمای Conversation بکاهند. Quick-Stepها، ماکروهائی برای وظایف متداول کاربران نظیر Forward نمودن پیامهای eMail به مدیر و همکارانتان یا حذف یک eMail پس از آنکه پاسخی را برای آن ارسال کردید، هستند. راه اندازی Quick-Stepهای جدید، مستلزم دنبال کردن یک ویزارد ساده است و ما می توانیم پیش بینی کنیم که این قابلیت به یکی از قهرمانان ستودنی Outlook 2010 تبدیل خواهد شد.

Outlook جدید، در عین حال کمی باهوش تر از اسلاف خود می باشد. اگر تلاش کنید به پیامی پاسخ دهید که با یک پاسخ دیگر از شخصی بر روی فهرست To/CC جایگزین شده است، Outlook به شما هشدار خواهد داد که « در حال پاسخ دادن به آخرین پیام در این گفتگو نیستید » و در عین حال لینکی به آخرین پیامها را در اختیارتان قرار می دهد. به همین ترتیب، اگر تلاش کنید یک eMail را برای یکی از همکاران خود بفرستید که ویژگی Out of Office Replies خود را فعال کرده است، Outlook به شما اطلاع خواهد داد، هرچند که این ویژگی به کاربران Exchange 2010 محدود شده است.
حالا که درباره افزایش هوش eMail صحبت کردیم، بد نیست بدانید که مایکروسافت تلاش کرده است تا با People Pane جدید خود بخشی از محبوبیت Xoboni را بدست آورد. People Pane بصورت یک منوی dropdown از بخش پائینی هر پیام eMail قابل دسترسی می باشد. این منو تمام پیامهای اخیر، ضمیمه ها و قرار ملاقاتهای آتی شما با نویسنده eMail مورد نظر را نمایش داده و وعده می دهد که در آینده داده هائی نظیر به روزرسانی های وضعیت در شبکه های اجتماعی را نیز در برخواهد گرفت. با اینحال برای آنکه بتوانید حداکثر بهره برداری را از این ویژگی بدست آورید، به SharePoint Server 2010 نیاز خواهید داشت.
در نهایت، Outlook می تواند پیامهائی با ظاهر بسیار پیشرفته تر را ایجاد کند که البته برای کاربران طرفدار « متن ساده » مزیتی نخواهند داشت، اما مطمئناً می توانند پیامهای تجاری را جذابتر نمایند. برای مثال، در هنگام ارسال یک پیام eMail جدید، بر روی برگه Insert کلیک نمائید تا بتوانید یک تصویر را در داخل پیام خود قرار دهید. سپس، می توانید ویرایشهای نسبتاً پیشرفته ای( نظیر تصحیح رنگ، چرخشهای 3 بعدی و اضافه کردن حاشیه ها) را در بخشهای مختلف آن انجام دهید. البته تصاویر تنها گزینه موجود در منوی Insert به حساب نمی آیند: گرافیک هایSmartArt، نمودارهای Excel و شکل ها نیز همگی برای این منظور در دسترش شما قرار خواهند داشت.برگه Insert در عین حال، شامل یک ویژگی Screenshot جدید است که به شما امکان می دهد یک تصویر لحظه ای از هر پنجره باز ویندوز را بدون هیچ دردسری در پیام eMail خود قرار دهید. این قابلیت می تواند یک ویژگی بسیار ارزشمند برای طراحان وب، برنامه نویسان نرم افزاری و یا هر فرد دیگری که برای عیب یابی یک PC از طریق eMail تلاش می کند، باشد.

تقویم
 

Calendar نیز با چند ویژگی ظریف جدید همراه شده است که زندگی را برای کاربرانی که در داخل شرکت خود از Outlook استفاده می کنند، آسانتر خواهد نمود. Outlook حالا یک پیش نمایش کوچک از تقویم شما را با درخواستهای ملاقات ارائه می کند که مشاهده اسلاتهای مجاور قرارهای ملاقات و اداره برخوردهای احتمالی در برنامه های زمانبندی شده را آسانتر می نماید. کلیدهائی که به شما اجازه می دهند یک زمان جدید را برای یک قرار ملاقات پذیرفته، رد کرده و یا پیشنهاد دهید، اکنون به منوهای dropdown اضافه شده اند که گزینه ای برای ارسال و یا عدم ارسال یک پاسخ را فراهم می کنند و جایگزین جعبه محاوره ای خسته کننده ای که قبلاً ظاهر می شد، گردیده اند.
افرادی که در سازمانهائی با تقویمهای اشتراکی کار می کنند نیز احتمالاً به Schedule View جدید علاقه مند خواهند شد که تقویم شما را در کنار تقویمهای همکارانتان نمایش داده و به یک مدیر امکان می دهد تا ببیند که تیمش در آن روز مشغول انجام چه کاری می باشد. اگر خانواده شما از گروه عجیبی است که تقویمهای خود را با استفاده از سرویسهای Live بصورت آنلاین به اشتراک می گذارند، می توانید تقویمهای آنها را نیز به همین ترتیب مشاهده کنید، با استفاده از گزینه هائی برای انتخاب یا عدم انتخاب هر تقویم.
بعلاوه، سرانجام مایکروسافت به این نتیجه رسیده است که قرار ملاقاتهای تمام ساعات روز شما عملاً دارای اهمیت می باشند و تصمیم گرفته تا آنها را در نوار To-Do که در کنار eMail شما قرار می گیرد، فهرست نماید.

راهنمای راه اندازی تقویمهای مشترک در Schedule View
 

1-Schedule View یک ویژگی جدید در بخش Calendar نرم افزار کاربردی Outlook 2010 است که مثلاً برای مدیرانی که می خواهند اقدامات تیم خود را دنبال کنند و یا تیمهای فروشی که نیاز دارند بر قرار ملاقاتهای یکدیگر نظارت داشته باشند، بسیار ایده آل خواهد بود. برای باز کردن نمای Schedule ، بر روی Calendar کلیک نموده و سپس Schedule View را از برگه View انتخاب نمائید.
2- نام اعضای تیم خود را در جعبه Add a Calendar در گوشه پائین و سمت چپ صفحه تایپ کنید. حتی اگر به تقویم فرد مورد نظر خود دسترسی کامل نداشته باشید، باید بتوانید زمانهای آزاد و یا اشغال شده تیم خود را مشاهده نمائید. برای درخواست اشتراک گذاری تقویمها بصورت کامل( که جزئیات قرار ملاقاتها را نمایش خواهد داد)، بر روی آیکن کوچک تقویم در جعبه مربوط به نام آنها کلیک نمائید.

3- اگر نشانگر ماوس را بر روی نام افراد در تقویم خود حرکت دهید، گزینه هائی را برای ارسال eMail به شخص موردنظر و همچنین ارسال یک پیام فوری یا برقراری تماس تلفنی با آنها در صورتیکه سازمان شما از چنین ویژگیهائی پشتیبانی می کند، در اختیارتان قرار خواهد گرفت. جعبه Pop-up در عین حال مشخص خواهد کرد که قرار ملاقات بعدی فرد مورد نظر شما چه زمانی خواهد بود.

تماسها و وظایف
 

بخش Contacts در مقایسه با آفیس 2007 تقریباً هیچ تغییری و تنها ضمیمه قابل ذکر در اینجا، Suggested Contacts است. اگر یک پیام eMail متناظر با شخصی را داشته باشید که از قبل در فولدر Contacts شما قرار ندارد، Outlook بطور خودکار یک کارت تماس را برای او ایجاد و سپس نام و آدرس eMail وی را در فیلدهای مربوطه درج می کند. اگر این ویژگی می توانست شماره تلفنها و آدرسها را نیز مثلاً از امضای eMail مورد نظر استنتاج نماید بسیار بهتر بود، اما به هر حال یک ویژگی کوچک به حساب می آید که در وقت شما صرفه جوئی خواهد کرد. Tasks صرفنظر از اینکه از اینترفیس ریبونی بهره می گیرد، هیچ چیز جدیدی را ارائه نمی کند که بتوان به آن اشاره نمود.

ادامه دارد...