ایجاد یک بانک اطلاعاتی با یک برنامه ی رایگان

بک بانک اطلاعات در ابتدائی ترین شکل خود یک فهرست کارت الکترونیکی است. هر کارت (یا رکورد) حاوی اطلاعاتی است که به دسته بندیهای مختلفی تحت عنوان «فیلدها» تقسیم شده اند و اطلاعات را با یک روش منطقی که دسترسی به آن نیز آسان است، سازماندهی می کنند.
بانکهای اطلاعاتی می توانند دارای هر دو نوع کاربرد حرفه ای یا شخصی باشند، از ذخیره سازی اطلاعات مشتریان و انبارداری محصولات گرفته تا فهرستی از دستور غذاهای مورد علاقه ی شما یا CD هائی که در مجموعه ی موسیقی خود دارید. ما در این مقاله نحوه ی ایجاد یک بانک اطلاعاتی برای اولین بار را بررسی خواهیم نمود. ما برای این منظور از یک برنامه ی رایگان با نام File Amigo LE استفاده می کنیم. برای آنکه کل فرآیند را ساده و قابل فهم نگهداریم، یک بانک اطلاعاتی از اشخاص را برای ایجاد یک شجره نامه ی خانوادگی ایجاد نموده و در عین حال به شما نشان خواهیم داد که چگونه رکوردها را جستجو کرده و گزارشهائی را بر اساس معیارهای مورد نظر خود تهیه نمائید.

قدم 1
 

مرورگر وب خود را باز کرده و آدرس www.fileamigo.com را در نوار آدرس آن وارد نمائید. هنگامیکه سایت وب File Amigo ظاهر شد، بر روی لینک Download File Amigo LE در سمت چپ صفحه کلیک نمائید. وقتی از شما خواسته شد، محلی بر روی درایو دیسک سخت خود را برای ذخیره سازی فایل مورد نظر (FileAmig7setup.exe) مشخص کنید. پس از اتمام بارگذاری فایل، دوبار بر روی آن کلیک کنید تا فرآیند نصب آغاز شود. ویزارد نصب و راه اندازی را دنبال کرده و گزینه های پیش فرض را بپذیرید. پس از اتمام کار، بر روی Finish کلیک نمائید.

قدم 2
 

حالا برنامه را اجرا کنید. پنجره ی Help را پس از ظاهر شدن آن ببندید و سپس برای جلوگیری از باز شدن پنجره ی مذکور در آینده، بر روی NO کلیک نمائید (شما می توانید هر زمان که مایل باشید با فشار کلید F1 به این پنجره دسترسی پیدا کنید).جعبه ی محاوره ای Start، گزینه های ایجاد یک بانک اطلاعاتی جدید از یک الگوی (Template) موجود را در اختیار شما قرار می دهد، ولی ما تصمیم داریم بانک اطلاعاتی خودمان را از ابتدا ایجاد کنیم و به همین دلیل گزینه ی «Create a new file from scratch» را انتخاب خواهیم نمود.

قدم 3
 

نامی را برای بانک اطلاعاتی جدید وارد کرده و یک توضیح مناسب را به آن اضافه نمائید. سپس، فیلدهای تشکیل دهنده ی هر رکورد را ایجاد کنید. برای شروع، عبارت «Surname» را در قسمت Field Name وارد کرده و کلید Enter را فشار دهید تا در پنجره ی سمت راست ظاهر شود. سپس، عبارت «Forenames» را در این قسمت وارد نموده و کلید Enter را فشار دهید. حالا فیلدهای «Relationship to me» «Birth place», «Death date», «Marriage date», «Gender», «Birth date» و «Portrait» را به همین ترتیب اضافه کنید. پس از ایجاد تمام فیلدهای مورد نظر، برای ادامه ی کار بر روی کلید Next کلیک نمائید.

قدم 4
 

شما باید نوع هر فیلد (نظیر text, memo, currency و یا file) را مشخص کنید. برای مشاهده ی یک توضیح کامل تر در مورد هر یک از گونه های فیلد، می توانید نشانگر ماوس خود را بر روی Data Type مورد نظر خود برده و یا کلید F1 را برای مشاهده ی منوی Help فشار دهید. نوع هر فیلد به نوبت مشخص خواهد شد، بنابراین کار را با Surname آغاز کرده و بدون آنکه گزینه ی Text انتخاب شده برای آن را تغییر دهید، بر روی کلید Next کلیک نمائید. همین کار (انتخاب نوع داده ی Text) را برای Fornames و Gender نیز تکرار کنید. اما طول فیلد را برای Gender به 1 کاراکتر کاهش دهید (زیرا این فیلد تنها به کاراکتر M برای مردان و F برای زنان نیاز دارد). سپس، گزینه ی Date را برای Birth date، گزینه ی Text (با طول 100 کاراکتر) را برای Birth place، گزینه ی Date را برای هر دو فیلد Death date و Marriage date، گزینه ی Text را برای Relationship to me و نهایتاً گزینه ی File را برای Portrait (زیرا یک عکس دیجیتال در آن قرار خواهد گرفت) انتخاب نمائید.

قدم 5
 

پس از تنظیم فیلد Portrait بصورت یک فایل، بر روی Finish و سپس OK کلیک نمائید. حالا بانک اطلاعاتی شما باز خواهد شد. پس از وارد کردن ا طلاعات اولین رکورد، می خواهیم فیلد Relationship to me را ویرایش کنیم تا مجموعه ای از گزینه ها را با یک منوی Dropdown ارائه نماید. برای انجام اینکار، منوی Date Record را باز کرده و گزینه ی Design Date Record را انتخاب نمایید. حالا Relationship to me را از فهرست Field انتخاب کرده و سپس بر روی Edit کلیک نمائید. بر روی منوی Rule&Value کلیک نموده، گزینه ی List را انتخاب کرده و سپس بر روی کلید «...» کلیک نمائید. حالا بر روی کلید Add کلیک نموده، عبارت Spouse را تایپ کرده و سپس بر روی OK کلیک نمائید.

قدم 6
 

یکبار دیگر بر روی Add کلیک نموده و نسبت فامیلی دیگری (نظیر، Uncle child, parent, Great grandparent و یا Aunt) را اضافه کنید. با وجود آنکه شما می توانید ورودیهای جداگانه ای را برای جنسیت های متفاوت اضافه نمائید. (برای مثال Grandmother و Grandfather) اما استفاده از یک عبارت عمومی برای پوشش هر دو جنس (نظیر Grandparent) جهت ساده تر نمودن کارها بسیار آسانتر خواهد بود. پس از تعریف نسبتهای مختلف، به ترتیب بر روی OK سپس Save و نهایتاً Close کلیک نمائید. هر زمان که بخواهید می توانید مواردی را به این فهرست اضافه کرده و یا آن را ویرایش نمائید. برای این منظور می توانید گزینه ی Design Data Record را از منوی Data Record انتخاب کنید.

قدم 7
 

حالا زمان آن رسیده است که اولین رکورد را به بانک اطلاعاتی خود اضافه کنیم. بر روی آیکن مدادی که درست در زیر ستون Surname قرار گرفته کلیک نمائید تا پنجره ی Add a Record باز شود، نام خانوادگی و نام کوچک خودتان را در محلهای مقتضی وارد کنید. کاراکتر M را برای جنس مذکر و F را برای جنس مؤنث در فیلد Gender تایپ نمائید. تاریخ تولد و تاریخ ازدواج خود را با استفاده از فرمت dd/mm/yyyy در فیلدهای مربوطه وارد کرده و با کلیک بر روی کلید Calendar در کنار فیلدهای مذکور، تاریخ مقتضی را انتخاب نمائید. محل تولد خود را در فیلد Birth place تایپ کنید، اما فیلدهای Death date و Relationship to me را خالی بگذارید.

قدم 8
 

حالا بر روی کلید Get File در کنار فیلد Portrait کلیک نمائید. برای انتخاب یکی از عکسهای خودتان از درایو دیسک سخت، بر روی کلید Browse کلیک کنید. بهترین تصویر برای استفاده در اینجا، یک عکس در قطع پرسنلی است. برای مشاهده ی یک پیش نمایش از عکس خود بر روی کلید View کلیک نموده و سپس گزینه ی Link را فعال کنید تا تغییرات آتی بر روی فایل مورد نظر در بانک اطلاعاتی شما نیز نمایش داده شوند. هنگامیکه از گزینه های مربوط به عکس راضی بودید، بر روی Save کلیک نمائید تا به صفحه ی ورودی رکورد اصلی برگردید. این تمام اطلاعاتی است که باید درباره ی خودتان وارد می کردید، بنابراین حالا می توانید بر روی کلید Save کلیک نمائید.

قدم 9
 

بانک اطلاعاتی بطور خودکار ذخیره سازی گردیده و اولین رکورد آن بر روی صفحه ظاهر خواهد شد که با یک Thumbnail از پرتره ی خودتان تکمیل شده است. به منظور وارد کردن دومین رکورد، یکبار دیگر بر روی آیکن مداد در زیر اولین رکورد کلیک نموده و رکورد دیگری را وارد کنید. جزئیات مربوطه به نفر بعد در شجره نامه ی خانواده ی خود را پر کنید. این بار، بر روی منوی Relationship to me کلیک نموده و گزینه ی مناسب را از بین مواردی که قبلاً ایجاد کرده اید، انتخاب نمائید. اگر یک عکس از فرد مورد نظر را در اختیار دارید، می توانید مثل دفعه ی قبل آن را با کلیک بر روی کلید Get File به رکورد مربوطه اضافه کنید. پس از تکمیل رکورد جاری، برای ایجاد یک رکورد دیگر بر روی کلید Save/New و یا برای اتمام کار بر روی Finish کلیک نمائید.

قدم 10
 

بطور پیش فرض، رکوردها به ترتیب حروف الفبا بر اساس فیلد Surname نمایش داده خواهند شد. برای مرتب کردن فهرست بر اساس هر فیلد دیگر، یکبار بر روی عنوان ستون مورد نظر (برای مثال، Birth date, سپس Gender و نهایتاً Surname) گزینه ی Sort را از منوی Tools انتخاب کنید. شما می توانید حداکثر سه فیلد را بعنوان مبنای مرتب سازی و همچنین ترتیب صعودی یا نزولی (Ascending یا Descending) را برای هر یک از آنها انتخاب کنید. برای مشاهده ی نتیجه، بر روی OK کلیک نمائید.

قدم 11
 

شما می توانید با کلیک راست بر روی رکورد هر شخص و سپس انتخاب گزینه ی Edit this Record یا Display this Record، آن را ویرایش و یا مشاهده کنید. با افزایش تعداد رکوردهای بانک اطلاعاتی، می توانید رکوردهای نمایش داده شده را بر اساس معیارهای مختلفی نظیر افرادی که پس از یک تاریخ معین متولد شده اند و یا افرادی که دارای نسبت خاصی با شما هستند، فیلترگذاری کنید. برای فیلترگذاری رکوردها بر اساس یک عبارت کلیدی، بر روی کلید Find Fast کلیک نمائید. تمام رکوردهائی که یکی از فیلدهای آنها حاوی عبارت کلیدی مورد نظر شما باشد، نمایش داده خواهند شد. برای فیلتر نمودن رکوردها با استفاده از یک فیلد خاص بر روی کلید Find Field کلیک نمائید. برای حذف تمام فیلترها و نمایش همه ی رکوردهای موجود در بانک اطلاعاتی خود بر روی کلید All کلیک نمائید.

قدم 12
 

برای ایجاد فیلترهای پیچیده تر، نظیر نمایش تمام زنانی که پس از یک تاریخ معین متولد شده اند و یا تمام مردان عضو یک خانواده با یک نام خانوادگی معین، می توانید یک گزارش تهیه کنید. برای شروع کار بر روی کلید Reports و سپس برای ایجاد یک گزارش جدید بر روی کلید Add کلیک نمائید. یک نام و توضیح مناسب را وارد کرده و سپس برای انتخاب فیلدهائی که باید در گزارش نمایش داده شوند (و همچنین ترتیب نمایش آنها در گزارش) بر روی کلید Columns کلیک نمائید. پس از انتخاب فیلدها، بر روی کلید Save کلیک کنید.

قدم 13
 

حالا بر روی کلید Filters کلیک کنید. فیلد و یا فیلدهائی که می خواهید از آنها برای تعیین رکوردهائی که در گزارش ظاهر خواهند شد استفاده نمائید را انتخاب کنید. سپس، به ترتیب هر فیلد را برای تنظیم معیارهای مربوط به آن، انتخاب نمائید. منوی Condition تصمیم می گیرد که رکوردها باید با چه شرطی مطابقت داشته باشند (مثلاً برای نمایش فهرستی از تمام رکوردهائی که حاوی یک عبارت یا عدد بخصوص نیستند، گزینه ی Not Equal را انتخاب کنید)، در حالیکه منوی Compare برای مشخص کردن یک عبارت، شماره، تاریخ مورد استفاده قرار گرفته و در عین حال امکان انتخاب معیار در هنگام تهیه ی گزارش را نیز فراهم می سازد (برای این منظور گزینه ی Value Entered By User را انتخاب کنید). پس از اتمام کار، بر روی Save کلیک نمائید.

قدم 14
 

برای ذخیره سازی گزارش و بستن پنجره ابتدا بر روی Save و سپس X قرمز رنگ گوشه ی پنجره کلیک نمائید. در اینجا برای مشاهده ی رکوردهای فیلترگذاری شده در یک مرورگر وب بر روی کلید Display و یا برای ذخیره سازی آنها جهت استفاده در یک برنامه ی دیگر، بر روی Export کلیک نمائید. بر روی Close کلیک کنید تا به پنجره ی اصلی برگردید و سپس برای فیلترگذاری رکوردهای فهرست بر اساس گزارشی که ایجاد شده است، بر روی By Report کلیک نمائید. گزارش مورد نظر خود را از فهرست Dropdown انتخاب کرده و سپس بر روی OK کلیک نمائید. اگر از شما خواسته شد، عبارات جستجوی مورد نظر خود (نظیر یک تاریخ با نام) را وارد کرده و سپس برای فیلتر گذاری فهرست در خود File Amigo بر روی گزینه ی Next کلیک نمائید.

تولید یک گزارش سفارشی
 

اجازه بدهید به مثالی برای تولید یک گزارش از تمام اعضای مذکر خانواده ی شما که دارای یک نام خانوادگی بخصوص نیستند، اشاره کنیم. بر روی کلید Filter کلیک نموده و هر دو گزینه ی Gender و Surname را فعال کنید. فیلد Gender را انتخاب کرده و مطمئن شوید که منوی Condition بصورت Equal و منوی Compare to بصورت Constant Value تنظیم شده اند. حالا کاراکتر M را در قسمت Enter a value وارد کنید. حالا فیلد Surname را انتخاب کرده، منوی Condition را بصورت Not Equal و منوی Compare را بصورت Value Entered By User تنظیم نمائید. سپس عبارت Surname Enter را در قسمت Enter a prompt for the user وارد کنید.

تهیه ی کپی پشتیبان از بانک اطلاعاتی
 

بطور پیش فرض File Amigo تمام بانکهای اطلاعاتی را در فولدری با نام Userfiles7 در داخل فولدر نصب خودش (معمولاً C:/Program Files/FileAmigo7 ذخیره می نماید. شما نمی توانید محل این فولدر را در نسخه ی رایگان برنامه تغییر دهید، بنابراین مطمئن شوید که بطور منظم از فولدر Userfiles7 کپی پشتیبان تهیه می کنید.