آموزش حسابداری - قسمت 4

تعریف اصطلاحات رایج در حسابداری 

اسناد مثبته (اسناد ثابت کننده):در حسابداری مجموعه اسناد ومدارکی راکه دلالت بر وقوع یک معامله ویایک رویداد مالی نماید اسنادمثبته نامیده می شوند.مثل فیش آب وبرق وگاز وتلفن فیش بانکی فاکتور خرید وفروش و.....لازم به ذکراست اسناد مثبته حتما نمی بایست چاپی ودارای شکل بخصوصی باشد.بلکه شکل اسناد متنوع وگاها دست نویس است.

دلایل اهمیت اسناد مثبته اینست که اولا مبنای تجزیه وتحلیل وثبت رویدادمالی دراسناد ومدارک ودفاتر قانونی می باشند وثانیا به منظور پیگیری های بعدی لازم می باشند.اسناد مثبته حتما بایستی واضح روشن وبدون خدشه باشد.

سند حسابداری:نظربه اهمیت ثبت صحیح بدون خدشه وقلم خوردگی رویدادهای مالی دردفاتر قانونی لازم است بعد از تجزیه وتحلیل رویداد مالی وقبل از ثبت رویدادمالی در دفاتر قانونی رویدادمالی رادر یک فرم پیش نویس به نام سند حسابداری ثبت کنیم تاپس از وصول اطمینان ازدرستی ثبت مذکور رویداد را به دفاتر قانونی انتقال دهیم.بنابراین سند حسابداری برگه ای است که درآن رویدادهای مالی بعد ازتجزیه وتحلیل وقبل از ورود به دفاتر قانونی ثبت می شوند.در واقع رویداد مالی واقع می شود ،اسناد مثبته مرتبط جمع آوری می شود ،اسناد مثبته تجزیه وتحلیل می گردد. سند حسابداری تنظیم می گردد وسند حسابداری تایید می گردد ودرنهایت سند به دفاتر قانونی انتقال می یابد.سند حسابداری به سند روزنامه نیز مرسوم می باشد .لازم به ذکر است تنظیم ونگهداری سند حسابداری الزامی نیست.درواقع سند حسابداری پیش نویس دفاتر روزنامه وکل است.

دفاتر موسسه :دفاتر موسسات به 2 دسته تقسیم مشود :دفاتر رسمی (قانونی) – دفاترغیررسمی (کمکی)

دفاتر رسمی شامل دفترروزنامه(ثبت اولیه) ، دفتر کل (ثبت نهایی) ، دفتر دارایی ، دفتر کپیه.

دفاتر غیررسمی هم شامل دفتر معین ،دفتر خرید ،دفتر فروش ، دریافتی صندوق ، پرداختی صندوق و...... می باشد.

دفتر روزنامه :عبارت است از دفتری که رویدادهای مالی روزانه وبه ترتیب تاریخ وقوع درآنها ثبت می شوند.

دفتر کل :دفتری است که درآن مجموعه حسابهای یک موسسه به تفکیک نگداری می شوند ودفتر کل اصلیترین دفتر قانونی موسسه است ومعمولا ترازآزمایشی ،سود (زیان) ، صورت سرمایه وترازنامه ازروی آن تنظیم می شود.

درآمد : بهای خدمات انجام شده برای مشتریان که یا دریافت شده ویا وصول آن به آیند موکول می گردد.درحسابداری کلیه حسابداران ملزمند درآمد را به محض انجام کارشناسایی وثبت کنند.چه بهای آن دریافت شود وچه بهای آن به آینده موکول گردد که این اصل را اصل تحقق درآمد می نامند.

سه شکل ثبت درآمد:

1)      ثبت انجام خدمت ودریافت بهای آن :

                               بانک      ****

                                       درآمد     ****

2 ) ثبت انجام خدمت که بهای آن درآینده موکول می شود:

                             حسابهای دریافتنی      ****

                                      درآمد                    ****

 3 ) ثبت انجام خدمت ازمحل وصولی های قبلی:

                               پیش دریافت درآمد      ****

                                          درآمد                   ****

هزینه :مخارجی که موسسات بابت کسب درآمد متحمل می شوند اصطلاحا هزینه نامیده می شوند.هزینه به 3 شکل انجام می گیرند :

1 ) هزینه های نقدی:

                         هزینه حقوق     ****

                                 نقدوبانک           ****

2 ) هزینه های غیرنقدی:

                        هزینه حقوق    ****

                                حقوق پرداختنی  ****

3 ) هزینه های از محل پیش پرداختها:

                        هزینه اجاره    ****

                               پیش پرداخت اجاره    ****

قاعده: کل پیش پرداخت ها دارایی بوده وکل پیش دریافت ها بدهی محسوب می شوند.

هزینه ها به محض تحمل می بایستی ثبت شود چه بهای آنها پرداخت شود وچه بهای پرداخت آنها به آینده موکول گردد.اصل مقابله درآمد با هزینه که به این اصل که به اصل تطابق نیز مرسوم است ونام دیگر آن اصل وضع هزینه های یک دوره از درآمدهای همان دوره نیز می باشد بیانگراین معناست که کلیه درآمدهای کسب شده دریک دوره مالی با تمامی هزینه های تحمل شده درهمان دوره مالی می بایستی مقابله شود. 

تعریف سود وزیان:صورتحساب سود وزیان یک صورت حساب مالی است که درآن کلیه درآمدهای کسب شده دریکدوره مالی با کلیه هزیه های انجام شده درهمان دوره مالی مقابله می شود .نتیجه سودوزیان به 3 شکل مشخص می گردد.

سود ویژه = درآمد> هزینه ها

زیان ویژه = درآمد<هزینه ها

نه سود نه زیان سربه سر= درآمد = هزینه ها

صورت حساب سودوزیان برای یک دوره مالی تهیه وتنظیم می شود درحالی که ترازنامه دریک تاریخ مشخص وضعیت مالی موسسه را نشان می دهد.

دفتر معین: در برخی موارد حسابداران به اصلاعاتی جزئی تر از آنچه که در دفتر کل ثبت شده نیازدارند این اطلاعات جزئی را در دفتری کمکی به نام دفتر معین ثبت می کنند.پس دفتر معین دفتری است که بعضی از سرفصل های دفتر کل راتشریح می کند.

اصلاح حسابها : در حسابداری در پایان دوره مالی مانده برخی از حسابها می بایستی اصلاح وتعدیل گردد.اصلاح حسابها به منظور رعایت اصل وضع هزینه های یک دوره از درآمدهای همان دوره انجام می شود ودریک موسسه خدماتی حسابها به دو گروه زیر طبقه بندی می شود:

حسابهای دائمی : مانده حسابهای دائمی از یک دوره مالی به دوره مالی بعد انتقال می یابد.که این حسابها شامل موارد زیر می باشد: دارایی ، بدهی ، سرمایه

حسابهای موقت : به مجموعه حسابهایی گفته می شود که به یک دوره مالی به خصوص مربوط می شود وبه دوره های مالی قبل وبعد مربوط نمی شود. وشامل موارد زیل می شود:

درآمد و هزینه ، برداشت ، خلاصه سود وزیان

حسابهای مختلط : به حسابهایی گفته می شوند که قسمتی ازآنها دائمی وقسمتی موقت است .درواقع بخشی از آنها سودوزیانی وبخشی دیگر ترازنامه ای اند.و مهمترین آنها عبارتند از:

-  پیش پرداختها که منقضی شده آن در سرفصل هزینه های باید قرار بگیرد و منقضی نشده آن جزء دارایی های می باشد.

-  پیش دریافتها که در پایان دوره مالی به دو بخش تقسیم می شوند : یکی بخش تحقق یافته (درآمد) ودیگری بخش تحقق نیافته ( بدهی )

- ملزومات یک حساب مختلط است که مانده آن در 29 اسقند می بایست در اصلاح حسابها که بعد توضیح خواهیم داد اصلاح شود ودر واقع ملزومات مصرف شده جزء هزینه و مصرف نشده آن کماکان جزء دارایی می باشد.

سیستم حسابداری نقدی: تمامی رویدادهای مالی هنگام شناسایی ودرصورت دریافت یا پرداخت وجه ثبت می شوند.دراین سیستم درآمدهای نسیه وهزینه های نسیه ثبت نمی شوند.

سیستم حسابداری تعهدی : رویدادهای مالی نقدی وغیرنقدی ثبت ومنعکس می شود.سیستم حسابداری متداول در دنیای امروز سیستم حسابداری تعهدی می باشد.